Datumstempel en registratie in zaaksysteem is nog geen verzendbewijs

In het bestuursrecht hangt veel af van de (tijdige) bekendmaking van besluiten. Vertraging in de bekendmaking kan daarom grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld als daardoor te laat is beslist. Veel besluiten worden bekendgemaakt door toezending per post en het is voor bestuursorganen niet gebruikelijk al die brieven per aangetekende post te verzenden. In dat geval is het aan het bestuursorgaan om aannemelijk te maken dat het besluit daadwerkelijk is verzonden. Uit een uitspraak van de Afdeling van 21 maart 2018 (ECLI:NL:RVS:2018:958) blijkt dat het voor een bestuursorgaan nog niet zo makkelijk is om te bewijzen dat een besluit op een specifieke datum ook daadwerkelijk is verzonden.

Veroordeling in de proceskosten vanwege te late verzending

In de uitspraak van 21 maart 2018 gaat het om de volgende kwestie.

Een appellant stelde de gemeente in gebreke omdat niet tijdig was beslist op zijn bezwaarschrift.

Op 18 maart, binnen de termijn in de ingebrekestelling, besliste het bestuursorgaan alsnog op het bezwaar van appellant. Dat besluit bereikte de appellant echter pas op 11 april 2016. De appellant had toen inmiddels beroep ingesteld wegens het niet tijdig beslissen op zijn bezwaar. Dat beroep werd door de rechtbank vervolgens niet-ontvankelijk verklaard, omdat er inmiddels een beslissing op bezwaar was. De rechtbank veroordeelde de gemeente echter wel tot het vergoeden van de door appellant gemaakte proceskosten en betaalde griffierechten. De gemeente was het niet eens met die kostenveroordeling en ging in (incidenteel) hoger beroep. De Afdeling ziet zich daarom geconfronteerd met de vraag of het voor rekening van de gemeente moet komen dat appellant reeds beroep had ingesteld. Voor het antwoord op die vraag is van belang of de gemeente daadwerkelijk op 18 maart haar besluit heeft verzonden.

Bewijs van verzending

De Afdeling zet in de uitspraak uiteen dat het bij niet aangetekende verzending van een besluit aan het bestuursorgaan is om aannemelijk te maken dat het besluit is verzonden. De omstandigheid dat per post verzonden stukken in de regel op het daarop vermelde adres van de geadresseerde worden bezorgd, rechtvaardigt het vermoeden van ontvangst van het besluit of andere relevante documenten op dat adres. Dit brengt met zich dat het bestuursorgaan in eerste instantie kan volstaan met het aannemelijk maken van verzending naar het juiste adres. Daartoe is in ieder geval vereist dat het besluit is voorzien van de juiste adressering en een verzenddatum en sprake is van een duidelijke verzendadministratie. Indien het bestuursorgaan de verzending naar het juiste adres aannemelijk heeft gemaakt, ligt het volgens op de weg van de geadresseerde om dat vermoeden te ontzenuwen.

Datumstempel en zaaksysteem

In deze zaak is de specifieke brief bij (interne) verzending naar de postkamer op de juridische afdeling voorzien van een datumstempel en vervolgens gescand en in het digitale zaakdossier geplaatst. In dat zaaksysteem stond achter het besluit de verzenddatum ‘18-03-2016’.

De Afdeling vindt dit alles niet voldoende om aan te nemen dat de brief ook daadwerkelijk op 18 maart (en dus op tijd) is verzonden. Met de datumstempel en de registratie zou zijn gebleken dat de brief de juridische afdeling van de gemeente heeft verlaten, maar is nog niet gebleken dat de brief daadwerkelijk op die dag via de postkamer het gemeentehuis heeft verlaten en naar het postadres van de gemachtigde is verzonden. Omdat op de plek waar de daadwerkelijke verzending naar buiten plaatsvindt, in dit geval de postkamer, geen registratie heeft plaatsgevonden van de verzending naar het postadres van de advocaat, had het college niet aannemelijk gemaakt dat het besluit binnen de termijn van de ingebrekestelling is verzonden. De Afdeling oordeelt daarom dat de gemeente terecht is veroordeeld in de proceskosten die appellant heeft moeten maken voor zijn inmiddels ingediende beroep.

Vergunning van rechtswege?

De Afdeling oordeelde eerder (ECLI:NL:RVS:2015:1657) dat om te voorkomen dat een vergunning van rechtswege ontstaat nodig is dat (1) binnen de termijn een reëel besluit wordt genomen én (2) dat besluit binnen die termijn moet zijn bekendgemaakt. Te late bekendmaking, bijvoorbeeld omdat er iets fout is gegaan in de verzending van de post, zou dus tot gevolg kunnen hebben dat een vergunning van rechtswege is verleend.

Ga in dergelijke gevallen dus na of de gemeente kan bewijzen dat de brief ook daadwerkelijk op tijd is verzonden. Kijk daarbij verder dan de datumstempel! Een datumstempel en zaakregistratie van de inhoudelijk verantwoordelijke afdeling is namelijk niet zomaar voldoende. De Afdeling eist dat een postregistratie wordt bijgehouden op de plek waar de post daadwerkelijk het gemeentehuis verlaat.

Robin Evens.

Advocaat: Omgeving en overheid

22 maart 2018 Kennis

Stuur Robin een reactie

  • Bescherming persoonsgegevens:
    U kunt erop vertrouwen dat wij uw persoonlijke gegevens verwerken volgens onze privacy policy.