8 november – publicatietijd voor de jaarrekening?

Hoewel te prijzen is dat ondernemers worden aangemoedigd zo vroeg mogelijk in het jaar hun jaarrekening klaar te hebben voor publicatie, is het niet juist dat er een verplichting zou zijn voor bestuurders van bv’s die tevens alle aandelen houden ('DGA bv's'), hun jaarrekening uiterlijk op 8 november te publiceren.

Wat is het punt?

Er zijn talrijke publicaties die er op neerkomen dat de publicatietermijn voor DGA bv's zou zijn verkort van 12 maanden na einde van het boekjaar (voorheen was dat 13 maanden) naar 8 november van ieder kalenderjaar (10 maanden + 8 dagen). Op de website van de kamer van koophandel is bijvoorbeeld te lezen:

“Als alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris zijn, leidt ondertekening van de jaarrekening meteen tot vaststelling. In dit geval vervallen de 2 maanden tijd voor vaststelling. Voor een bv betekent dit dat u deponeert binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan is de uiterste deponeerdatum dus 8 november (10 maanden + 8 dagen).”

 (https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/deponeren/jaarrekening-deponeren/wat-is-de-uiterste-termijn/)

Opmaken is niet hetzelfde als ondertekenen van de jaarrekening

Op zich is juist dat als de bestuurders de jaarrekening ondertekenen, en de bestuurders zijn tevens de aandeelhouders, de jaarrekening dan meteen is vastgesteld. Ook is juist dat dan, na de datum van de vaststelling van de jaarrekening, een termijn van 8 dagen geldt voor publicatie. De fout in de redenering van de KvK is echter dat er van wordt uitgegaan dat de verplichting tot het opmaken van de jaarrekening gelijk is aan de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur. Er staat in de wet echter niet dat de jaarrekening binnen de opmaaktermijn van 10 maanden (5 maanden + 5 maanden verlenging op basis van bijzondere omstandigheden) moet zijn ondertekend.

Een opmaakbesluit van het bestuur volstaat

Het opmaken van de jaarrekening is een besluit van het bestuur. Niet meer en niet minder. Ondertekening is vereist als de jaarrekening ter inzage ligt voor de aandeelhouders. Zolang er geen ondertekening is, is er dus geen vastgestelde jaarrekening die gepubliceerd moet worden. Tot dat moment loopt dus de algemene publicatietermijn van 12 maanden. Er is niets mis mee indien bestuurders een besluit nemen tot het opmaken van de jaarrekening zonder dat zij gelijk de jaarrekening ondertekenen. Interessant is nog de vraag wat het betekent dat in de praktijk steeds meer gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid de jaarrekening elektronisch te ondertekenen en welke gevolgen dat heeft voor de datum van opmaken van de jaarrekening en ter inzage legging voor de aandeelhouders, maar dat valt buiten het bestek van deze publicatie.

Interne termijnen

Vorig jaar op deze datum heb ik betoogd dat de Hoge Raad jaren geleden al duidelijk heeft gemaakt dat het voor externe aansprakelijkheid van bestuurders gaat om de publicatietermijn van 13 maanden als bedoeld in artikel 2:394 BW (inmiddels verkort naar 12 maanden), en dat het niet gaat om termijnen voor interne besluitvorming zoals die met betrekking tot de opmaaktermijn van 5 maanden en de bijzondere omstandigheden die strikt genomen nodig zijn voor verlenging daarvan. Zelfs indien een DGA bestuurder de jaarrekening zou ondertekenen, en zich niet zou realiseren dat hij daarmee tevens de jaarrekening heeft vastgesteld als gevolg waarvan de 8 dagen termijn zou zijn gaan lopen voor publicatie, dan nog acht ik buitengewoon onwaarschijnlijk dat de Hoge Raad daaraan de consequentie zou verbinden van persoonlijke aansprakelijkheid als er binnen de 12 maanden termijn is gepubliceerd. De Hoge Raad zou dan feitelijk terugkomen op de lijn die in het arrest Brens/Sarper uiteen is gezet.

Tot slot

Voor DGA'ers die hun jaarrekening op 8 november nog niet hebben opgemaakt is er dus geen reden tot paniek. Hetzelfde geldt voor hun accountants. Dit alles neemt overigens niet weg dat ik toejuich dat jaarrekeningen binnen 10 maanden na einde van ieder boekjaar zijn opgemaakt, vastgesteld en gepubliceerd. Strikt genomen is de opmaaktermijn tenslotte 5 maanden na einde van het boekjaar, en de praktijk laat zien dat weliswaar veel gebruik wordt gemaakt van de verlengingsmogelijkheid zonder dat altijd goed is uit te leggen waarom sprake is van ‘bijzondere omstandigheden’.