Aanbesteding? Investeer in juridisch advies

Op het gebied van onderwijshuisvesting staan er grote veranderingen op stapel in 2015. Schoolbesturen worden dan zelf verantwoordelijk voor nieuwbouw, buitenonderhoud en aanpassingen van hun schoolgebouwen. Daardoor krijgen scholen te maken met het aanbesteden, gunnen en contracteren van verschillende werkzaamheden. En dat is voor veel besturen onbekend terrein.

Een van de grootste herzieningen is de overheveling van de verantwoordelijkheid van het buitenonderhoud en het uitvoeren van aanpassingen van schoolgebouwen van gemeenten naar schoolbesturen. Dit geldt zowel voor primair als voortgezet onderwijs. Deze verandering heeft voor schoolbesturen heel wat voeten in aarde. Een school geldt doorgaans als een aanbestedende dienst. Dat betekent dat indien de school een dienst inkoopt, zij gehouden is de beginselen (regels) van het aanbestedingsrecht te volgen. Zo maar inkopen kan dus niet. Nu scholen zelf verantwoordelijk worden voor het aanbestedingstraject van bijvoorbeeld grootschalige renovaties of nieuwbouw, dienen zij op de hoogte te zijn van die aanbestedingsregels. En voor de meeste schoolbesturen, zeker voor primair onderwijs, is dit onbekend terrein.

Potje voor juridisch advies

Want hoe geef je zo’n aanbesteding vorm? Hoe voorkom je dat een aanbesteding mislukt? En hoe kom je op de meest gewenste kandidaat uit? Ook de manier van contracteren is belangrijk. Knip je de opdracht in allemaal kleine deeltjes en selecteer je zelf een aparte bouwkundige aannemer, een liftinstallateur en een partij die de vloer in de gymzaal aanlegt? Of kies je ervoor om één hele grote opdracht te maken, voor zowel het bouwkundige deel als de installatie, die je aan een aannemer uitbesteedt die zelf verantwoordelijk is voor het contracteren van onderaannemers? Welke beslissing ook wordt genomen, ze brengen allemaal juridische kansen en risico’s met zich mee. Mijn advies luidt dan ook: “Reserveer in het budget een geldpotje voor juridisch advies. Vergeet niet dat het vaak om langlopende contracten gaat die gepaard gaan met grote bedragen. Door vroegtijdig juridisch advies te vragen, het liefst voor aanvang van de aanbestedingsprocedure, kunnen mogelijke problemen en daaraan verbonden kosten in een later stadium worden voorkomen. Dat scheelt geld dat ten goede komt aan het onderwijs.”

Aanbestedingsregels

Ook heeft de overheveling financiële gevolgen. In het onderwijs ontvangen schoolbesturen één budget voor personeel en materiaal. Dit noemen we lumpsumfinanciering. Besturen van scholen krijgen een vergoeding op grond van het aantal ingeschreven leerlingen. Scholen kunnen zelf bepalen waaraan zij dit bedrag besteden: voor onderwijs, personeel of onderhoud. Als schoolbestuur wil je uiteraard zoveel mogelijk geld spenderen aan goed onderwijs. Natuurlijk is het fijn dat scholen door de aangepaste wet zelf kunnen beschikken over het budget en zelf mogen bepalen hoe zij dit uitgeven. Een schaduwkant is dat scholen daardoor verbonden zijn aan de aanbestedingsregels (beginsel van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). Ook al zijn het eigenlijk formaliteiten, scholen moeten zich daar wel bewust van zijn. Meestal schakelen schoolbesturen een technisch adviseur in die te weinig weet heeft van de valkuilen van een aanbesteding en die de nadruk vooral legt op het technische bestek. Hetgeen bepaalt hoe het gebouw eruit moet komen te zien, inclusief de administratieve, juridische en technische bepalingen, materialen en uitvoeringsvoorwaarden. Zonde, want een verkeerde aanbesteding kan leiden tot extra kosten, zoals onkosten voor een kort geding. Wij kunnen schoolbesturen adviseren bij het aanbestedingsproces, de contractering en uitvoering van de renovatie- en bouwplannen.

Nevenaanneming

Ook nevenaanneming een belangrijke trend in het onderwijs. Steeds vaker wordt een bouwproject in meerdere onderdelen verdeeld en wordt voor elk van die onderdelen een aparte aannemingsovereenkomst gesloten. Dat kan een financieel voordeel opleveren, maar de ervaring leert dat dit vooral financiële en juridische risico’s met zich meebrengt. De eindverantwoordelijkheid van de coördinatie van de werkzaamheden van de verschillende nevenaannemers ligt namelijk bij de opdrachtgever. Nevenaannemers hebben onderling geen contractuele relatie, terwijl de verschillende werkzaamheden doorgaans wel nauw met elkaar samenhangen en op elkaar voortbouwen. Het is dus belangrijk dat de werkzaamheden van de verschillende nevenaannemers bouwtechnisch op elkaar zijn afgestemd en worden gecoördineerd. De coördinatieverplichting neerleggen bij de hoofdafnemer is lang niet altijd afdoende. In het slechtste geval kan dit leiden tot aansprakelijkheidsvraagstukken en juridische procedures. Ook in dit soort kwesties kunnen wij schoolbesturen adviseren.