Diefstal op de werkvloer: hoe kunt u dit voorkomen?

Of het nu gaat om een blikje frisdrank uit de kantine of een greep uit de kassa, iets stelen van de baas is verboden. Toch komt diefstal door personeel vaak voor. Bovendien is het een veelvoorkomende reden voor een ontslag op staande voet. Wat kunt u nu als werkgever doen om diefstal zoveel mogelijk te voorkomen?

Beleid

In de eerste plaats is het van belang dat werknemers ervan op de hoogte zijn wat van de werkgever wel en niet mag. Ook al spreekt het voor zich dat je niet mag stelen, toch kun je dat als werkgever maar beter ook op schrift hebben staan. U kunt bijvoorbeeld in een (bestaand) bedrijfsreglement of personeelshandboek een bepaling opnemen waarin staat dat de werknemer zonder toestemming geen bedrijfseigendommen mag meenemen, ook al hebben die eigendommen weinig tot geen waarde. U kunt daaraan toevoegen dat er ook consequenties zijn als een werknemer toch zonder toestemming bedrijfseigendommen meeneemt - zoals een ontslag op staande voet.

Op deze manier is een werknemer zich meer bewust van de grenzen binnen de organisatie en vormen deze regels een waarschuwing vooraf. Stel dat u vervolgens een werknemer ‘betrapt’ en hem op staande voet ontslaat, dan heeft u als werkgever een sterkere positie. De werknemer wist namelijk, althans had moeten weten, welke regels binnen de organisatie belangrijk zijn. De rechter zal het in zo’n situatie de werknemer (tijdens een eventuele procedure) zwaarder aanrekenen wanneer hij er bewust voor heeft gekozen om zich niet aan de geldende regels te houden.

Cameratoezicht

Een tweede middel is het inzetten van camera’s. Hiermee is wel voorzichtigheid geboden. Het filmen van personeel levert namelijk een schending op van artikel 8 EVRM, dat het privéleven van personen beschermt. Werkgevers mogen dus niet zomaar gebruikmaken van camera’s. Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn bovendien de privacyregels nog eens aangescherpt. Het niet houden aan deze regels kan leiden tot hoge boetes.

Voor werkgevers is het in sommige gevallen toegestaan om gebruik te maken van permanente camera’s. Hierbij moet wel een groot belang gediend worden, zoals het voorkomen van diefstal. De werkgever is dan verplicht om op een duidelijke manier kenbaar maken dat er camera’s worden opgehangen. Dit kan hij voor bezoekers eenvoudig doen door bijvoorbeeld bordjes in het pand op te hangen. Ten opzichte van het personeel heeft de werkgever meer verantwoordelijkheden en is het raadzaam om (ook) een beleid op te stellen over het cameratoezicht. Alle werknemers moeten namelijk op de hoogte zijn van het feit dat zij gefilmd kunnen worden. De ondernemingsraad moet instemmen met dit beleid. Wanneer er geen ondernemingsraad is, moet in elk geval het personeel worden voorgelicht over de inzet van camera’s.

In het beleid dient te zijn opgenomen wat er gefilmd wordt, waarom gefilmd wordt, wie toegang heeft tot de camerabeelden, hoe lang deze bewaard worden en wie binnen de organisatie het aanspreekpunt is voor het cameratoezicht. Om de inbreuk van het recht op privacy van werknemers zoveel mogelijk te beperken, is het belangrijk om de camera(‘s) specifiek te richten op de plek waar de diefstal waarschijnlijk plaatsvindt, bijvoorbeeld een kassa. Een camera in een toilet of kleedhokje is in de meeste gevallen bijvoorbeeld niet toegestaan. Ook mag de camera geen geluidsopnamen maken, dit is namelijk niet nodig om het doel (het tegengaan van diefstal) te bereiken.

Verder geldt de eis dat het ophangen van camera’s noodzakelijk moet zijn. Dit houdt in dat de werkgever het doel, het voorkomen van diefstal, niet op een andere manier kan bereiken. Hierbij valt te denken aan een poortcontrole, het verplicht gebruiken van kluisjes of een verbod van tassen op de werkvloer. De camerabeelden mogen verder niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk (in de regel is dat vier weken).

E-mail- en internetgebruik controleren

Een andere mogelijkheid om diefstal tegen te gaan is het controleren van het e-mail- en internetgebruik van werknemers. Dat dient de werkgever ook op te nemen in een beleid. Daaruit moet blijken wanneer controle op het gebruik van e-mail en internet plaatsvindt en wat wel en juist niet is toegestaan. Stel daarbij vast wat het doel is van het beleid. Is er een ondernemingsraad? Dan dient deze vooraf in te stemmen met dit beleid.

De wijze waarop werknemers gecontroleerd worden, moet verder op de minst ingrijpende manier plaatsvinden, net zoals bij cameratoezicht. Bijvoorbeeld door middel van een steekproefsgewijze controle of alleen een controle als er een concreet vermoeden is van een misstand en dus niet een permanente controle.

Wat als een werkgever niet aan de voorwaarden voldoet?

Als een werkgever onzorgvuldig gebruikmaakt van cameratoezicht of de controlemogelijkheden van e-mail- en internetgebruik misbruikt, dan loopt hij het risico dat het bewijs in een eventuele gerechtelijke procedure buiten beschouwing wordt gelaten, omdat het onrechtmatig is verkregen. Een ontslag (op staande voet) kan daarmee op losse schroeven komen te staan. Rechters moeten vervolgens een afweging maken tussen twee belangen. Aan de ene kant het maatschappelijke belang van de waarheidsvinding en het bewijsbelang van de werkgever en aan de andere kant het belang van bewijsuitsluiting en het recht op privacy van de werknemer. In de praktijk valt die belangenafweging vaak (nog) in het voordeel van de werkgever uit, waardoor de situatie kan ontstaan dat de onrechtmatig verkregen camerabeelden toch als bewijs worden toegelaten.

Dat laat onverlet dat de Autoriteit Persoonsgegevens desondanks boetes kan opleggen omdat het beeldmateriaal in strijd met de AVG is verwerkt, of dat de betreffende werknemer in een nieuwe procedure schadevergoeding vordert vanwege het feit dat de werkgever zich niet heeft gehouden aan de AVG.

Resumé

In de praktijk lijkt het plaatsen van camera’s, het controleren van e-mail- en internetgebruik en het hebben van een schriftelijk beleid waarin diefstal wordt verboden de meest logische stap in de strijd tegen diefstal op de werkvloer. Denk daarbij wel aan de voorwaarden die de wet daaraan heeft gesteld. Wanneer een werkgever namelijk haar verplichtingen op grond van de AVG niet naleeft, kan dat leiden tot hoge boetes en/of de uitsluiting van bewijs.

Tot slot is het belangrijk dat daadwerkelijk wordt opgetreden in het geval van diefstal, bijvoorbeeld door ontslag op staande voet en/of aangifte bij de politie. De gevolgen van het gedrag van de betreffende werknemer heeft in de regel ook een afschrikwekkend effect op de rest van het personeel. Door op te treden tegen diefstal is het duidelijk dat stelen niet wordt getolereerd binnen de organisatie en dit consequenties heeft wanneer de werknemer dat toch doet.

Heeft u hierover nog vragen of wilt u sparren over de mogelijkheden om diefstal binnen uw organisatie tegen te gaan, neemt u dan gerust contact met mij of mijn collega’s op.