Thuiswerken blijft ook na 1 september de norm

Het advies van de overheid is om ook na 1 september zoveel mogelijk thuis te werken. Werd in maart nog gesproken over een overbruggingsperiode, nu wordt geen einddatum meer genoemd. Als we met z’n allen structureel meer thuiswerken, dan vraagt dat in een groot aantal organisaties om nieuwe of aanvullende afspraken. Daarbij werpt zich de vraag op wat werkgevers (extra) moeten doen voor hun thuiswerkende werknemers.

De zorgplicht van de werkgever

Volgens de Arbowet is een werkgever verplicht zorg te dragen voor goede arbeidsomstandigheden. Dit geldt ook voor thuiswerkplekken.Als werkgever moet u zorgen voor een gezonde en veilig ingerichte thuiswerkplek die aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast. Voldoet die plek niet aan de arboregels, dan kunt u aansprakelijk gesteld worden voor eventuele gezondheidsschade bij de werknemer. Voor de thuiswerkplek gelden dezelfde arboregels als voor de werkplek op kantoor. Hierbij zijn uw werknemers zelf medeverantwoordelijk voor die arbeidsomstandigheden op hun thuiswerkplek. Ze moeten gevaren voor hun veiligheid of gezondheid direct aan u als werkgever meedelen.

De kosten voor het voldoen aan de arboregels mogen niet ten laste van werknemers komen, zo zegt de Arbowet. Wanneer u thuiswerken niet conform de eisen van de Arbowet kunt faciliteren, dan moet u als werkgever zorgen voor een werksituatie op kantoor waarbij de richtlijnen van het RIVM in acht worden genomen.

Thuiswerkvergoeding

Werknemers die veel thuis werken zullen dat in hun portemonnee voelen. Zo gaan er bijvoorbeeld thuis heel wat kopjes koffie of thee doorheen. Daarbovenop komt het extra verbruik van gas, water en elektriciteit. De vraag is of u deze (extra) kosten die de werknemer maakt dient te vergoeden.

Wanneer het thuiswerken structureel wordt, kunt u daar als werkgever een thuiswerkvergoeding tegenover stellen. Dit is echter niet verplicht. Vergoedingen die u verstrekt aan uw werknemers zijn in principe belast voor loonheffingen. Indien u toch een thuiswerkvergoeding wil geven, dan kunt u deze via de werkkostenregeling onbelast verstrekken als u die vergoeding in de vrije ruimte opneemt. U beschikt over één vrije ruimte waarbinnen u vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers kunt onderbrengen. Het is daarbij niet nodig om de uitgaven op te splitsen per werknemer.

De vrije ruimte houdt in dat u jaarlijks 1,7 procent van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) kunt gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan uw werknemers. Komt de fiscale loonsom boven dit bedrag, dan is de vrije ruimte voor het meerdere 1,2 procent. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent. U kunt een thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast verstrekken als er nog vrije ruimte over is.

Sommige vergoedingen en verstrekkingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gerichte vrijstelling voor werkelijke kosten van openbaar vervoer en vergoedingen voor eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer. Een nihilwaardering is er bijvoorbeeld voor voorzieningen op de werkplek, zoals de vaste computer. Voor arbovoorzieningen op de thuiswerkplek kan ook een nihilwaardering gelden, als deze voorzieningen voortvloeien uit het naleven van arboregels die passen binnen het arbeidsomstandighedenbeleid van uw onderneming.

Let op: zit u al aan het maximum van 3 procent (normaal gesproken 1,7 procent)? Dan moet u 80 procent belasting betalen over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u aan de werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt!

Thuiswerkbeleid

Nu thuiswerken niet meer van tijdelijke aard lijkt te zijn, kan het raadzaam zijn om afspraken over thuiswerken vast te leggen in een thuiswerkbeleid. Met een thuiswerkbeleid kunt u het thuiswerken vormgeven en begrenzen. Een goed thuiswerkbeleid bevat onder andere:

• Een beschrijving voor welke functies thuiswerken wel of juist niet mogelijk is.
• Hoe vaak de werknemer mag thuiswerken en wanneer (absoluut) niet.
• De eisen waaraan een werkplek thuis moet voldoen.
• De mogelijkheid om werknemers te monitoren met uitleg waarom u dat doet en wanneer.

Op deze manier voldoet u zoveel als mogelijk aan uw zorgplicht voor een veilige werkomgeving.

Wilt u een thuiswerkbeleid volledig op maat?

Als u ons informatie geeft over de manier waarop u het thuiswerken wenst in te richten, maken wij het beleid volledig op maat. Geen verrassingen, maar een vooraf afgesproken vergoeding. Interesse? Plan een meeting in via onderstaande button of bel of mail ons direct.