Iedere rechtspersoon is verplicht een administratie te voeren en te bewaren. Voldoet het bestuur niet aan deze verplichting dan is (in geval van faillissement) sprake van onbehoorlijke taakvervulling en treedt een bewijsvermoeden in werking dat onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Kortom, een risico op bestuurdersaansprakelijkheid dat serieus moet worden genomen. Hetzelfde laken een pak overigens indien de verplichting tot publicatie van de jaarrekening niet wordt nageleefd.
Terug naar het voeren en bewaren van administratie. In de praktijk kunnen hierover diverse vragen rijzen. Waarvan moet precies administratie worden gevoerd? Aan welke eisen moet de administratie minimaal voldoen? En hoe zit het met administratie die deels door derden wordt uitgevoerd?
In deze bijdrage wordt stilgestaan bij de laatste vraag. Rechtspraak is namelijk schaars als het gaat om de eisen die aan (project)administratie worden gesteld. Deze eisen komen er op neer dat het niet alleen gaat om de positie ten aanzien van debiteuren en crediteuren, maar dat ook andere elementen van belang ‘kunnen’ zijn. Welke elementen dat precies zijn is nog niet uitgekristalliseerd. In literatuur wordt wel verdedigd dat de aard en omvang van de bedrijfsactiviteiten mede van belang zijn om te bepalen welke administratieve bescheiden in ieder geval aanwezig behoren te zijn. Relevante feiten moeten zo spoedig mogelijk in de administratie worden verwerkt. Op betrekkelijk eenvoudige wijze moet inzicht kunnen worden verkregen in de bestaande rechten en verplichtingen. Maar hoe doe je dat als de onderneming (deels) afhankelijk is van derden, en die geen medewerking verlenen, bijvoorbeeld omdat er een betalingsachterstand is?
Projectadministratie niet toegankelijk
In een recente uitspraak van de rechtbank Rotterdam is te lezen hoe werd geoordeeld over een situatie waarbij een later gefailleerd installatiebedrijf niet zelf kon beschikken over projectadministratie, omdat die in het bezit was van een onderaannemer. Die onderaannemer hield die projectadministratie vanwege een betalingsachterstand achter, met als gevolg dat de curator, toen het faillissement van het installatiebedrijf werd uitgesproken, niet eenvoudig de vermogenspositie inzichtelijk had.
De vordering van de curator
De curator was van mening dat de bestuurders van het gefailleerde installatiebedrijf daarom aansprakelijk waren voor het faillissementstekort. Zijn standpunt kwam er op neer dat de aard van de uit te voeren installatiewerkzaamheden meebrengt dat, vanwege de complexiteit van installaties, rekening gehouden had moeten worden met meer- en minderwerk, en dat dit deugdelijk werd bijgehouden. De stukken die nodig waren voor de onderbouwing van een meerwerkclaim jegens de opdrachtgever, waren echter niet in het bezit van het installatiebedrijf maar bij een onderaannemer. Het ontbrak dus aan het vereiste inzicht in de vermogenspositie. Gevolg was, aldus de curator, dat de bestuurders voor het tekort in het faillissement moesten opdraaien.
Oordeel rechtbank
De rechtbank wilde er echter niet aan, en stelde voorop dat het installatiebedrijf beschikte over saldilijsten en kolommenbalansen die op zichzelf snel en gedetailleerd inzicht verschaffen in de rechten en verplichtingen van de onderneming. Met de curator was de rechtbank het wel eens dat in een geval als deze, de projectadministratie van belang was voor de vraag of aan de administratieplicht was voldaan. Het punt is echter dat de rechtbank van oordeel is dat het enkele feit dat de urenadministratie (het belangrijkste onderdeel van de projectadministratie) zich niet bij het installatiebedrijf maar bij een onderaannemer bevindt, niet inhoudt dat het installatiebedrijf is tekortgeschoten in de administratieplicht. Feitelijk is de projectadministratie er immers wel, alleen niet (althans niet volledig) ter beschikking van het installatiebedrijf. De rechtbank weegt uitdrukkelijk mee dat de aard van de onderneming meebrengt dat het kan gebeuren dat voor de administratie belangrijke stukken bij derden (in dit geval een uitzendbureau dat niet werd betaald) liggen. Deze uitkomst is begrijpelijk. Toch laat deze uitspraak zien dat de eisen die kunnen worden gesteld aan projectadministratie (en dat zal vooral bij bouwbedrijven een rol kunnen spelen) per geval beoordeeld worden. Naarmate bijvoorbeeld meer- en minderwerk een grotere impact hebben op het resultaat en de continuïteit van een onderneming, zal een bestuurder ermee rekening moeten houden dat er kritischer wordt gekeken naar de kwaliteit van de onderbouwing en beschikbaarheid daarvan.
