Tegenwoordig sluit bijna iedere onderneming regelmatig IT-contracten af. Denk aan licenties voor het gebruik van bepaalde software, contracten voor de ontwikkeling van een maatwerkapplicatie of voor de ontwikkeling van een webshop. Een onderneming is vaak in grote mate afhankelijk van het functioneren van de software, app of webshop, terwijl de ontwikkeling of de licentie vaak aanzienlijke kosten met zich meebrengt.
Dit maakt het extra belangrijk om goed te kijken naar de inhoud van de contracten die worden gesloten. Wat moet er eigenlijk precies worden opgeleverd, op welk moment en tegen welke prijs? En hoe zit het met beveiliging, mogelijke storingen en het onderhoud van de software? In dit blog geeft Valerie Lipman zes tips voor het sluiten van een IT-contract.
Tip 1: zorg dat duidelijk is aan welke eisen de software moet voldoen
In de eerste plaats is het van belang duidelijk vast te leggen wat er precies wordt geleverd. Dit lijkt een open deur, maar toch is het in IT-contracten lang niet altijd meteen duidelijk. Welke functionaliteiten moet de software bijvoorbeeld hebben?
Standaard vs. maatwerksoftware
In contracten met betrekking tot standaardsoftware kan dit op voorhand duidelijk worden vastgelegd. Maar dat is vaak anders bij contracten met betrekking tot maatwerksoftware. Niet altijd is op voorhand duidelijk wat er mogelijk is en welke functionaliteiten wel en niet ontwikkeld kunnen worden. In dat soort situaties wordt vaak op een agile manier gewerkt, waarbij in verschillende sprints wordt vastgelegd hoe de software eruit komt te zien.
Op deze manier worden de daadwerkelijke mogelijkheden pas duidelijk, nadat de overeenkomst al gesloten is en de ontwikkeling is gestart. Wel kunnen op voorhand mogelijk bepaalde minimumvereisten worden vastgelegd.
Daarnaast is het van belang tussentijdse evaluaties overeen te komen, zodat tijdig bijsturing mogelijk is als een ontwikkeling niet de goede kant op lijkt te gaan.
Inspanningsverplichting
In een IT-contract wordt voor de IT-leverancier bovendien vaak een inspanningsverplichting opgenomen en geen resultaatsverplichting. Dat betekent dat de IT-leverancier niet de verplichting heeft een bepaald resultaat op te leveren, maar zich alleen moet inspannen om een bepaald resultaat te behalen.
Vanuit de IT-leverancier is dit begrijpelijk, maar daar tegenover staat dat de afnemer juist belang heeft bij een resultaatsverplichting. Als een inspanningsverplichting wordt overeengekomen, is het voor de afnemer extra belangrijk te kijken naar de mogelijkheden die het contract biedt in het geval de ontwikkeling niet naar wens verloopt. Kan de overeenkomst bijvoorbeeld tussentijds worden beëindigd? En hoe zit het dan met de kosten die al zijn gemaakt?
Tip 2: maak heldere afspraken over de kosten
Een veel voorkomend discussiepunt bij de ontwikkeling van software is de hoogte van de daarmee gepaard gaande kosten. Deze discussie hangt samen met de vraag wat er precies wordt ontwikkeld. Als dat op voorhand nog niet duidelijk is, zijn vaak de mogelijke kosten ook nog niet precies bekend.
Als het niet mogelijk is op voorhand al afspraken te maken over de uiteindelijke kosten, dan is het aan te raden in ieder geval te werken met tussentijdse budgetten en er voor te zorgen dat de te maken kosten zoveel mogelijk alsnog worden afgestemd voordat de werkzaamheden worden uitgevoerd.
Daarbij moet dan ook worden geregeld wat de gevolgen zijn als partijen uiteindelijk geen overeenstemming kunnen bereiken over de verdere kosten. Mag de afnemer dan bijvoorbeeld een andere partij inschakelen om de ontwikkeling voort te zetten?
Tip 3: controleer of er een opleverdatum is afgesproken en wat het gevolg is als deze niet wordt gehaald
In IT-contracten wordt vaak wel een bepaalde tijdsplanning opgenomen voor de datum dat de software in gebruik moet worden genomen. Als alleen een tijdsplanning is opgenomen met een Go Live datum, is dat echter nog geen fatale termijn. Dat betekent dat als deze datum niet wordt gehaald, de IT-leverancier eerst nog een aanvullende termijn moet worden gegeven om de software alsnog op te leveren conform de gemaakte afspraken.
Pas als de IT-leverancier dan nog geen werkend product oplevert, kan mogelijk de overeenkomst worden ontbonden of kan aanspraak worden gemaakt op schadevergoeding. Het is dus belangrijk om duidelijk te maken wat de gevolgen zijn van het niet behalen van een bepaalde oplevertermijn.
Tip 4: ga na bij wie de rechten van intellectuele eigendom rusten
De broncode van software of de uiterlijke vormgeving daarvan kan worden beschermd door auteursrechten. Auteursrechten rusten op grond van de wet in beginsel bij de maker van een bepaald werk en dus bij de IT-leverancier.
Als geen afspraken worden gemaakt over de overdracht van auteursrechten, blijft de IT-leverancier rechthebbende. Dat betekent dat bijvoorbeeld de software niet zomaar mag worden doorontwikkeld, zonder toestemming van de IT-leverancier.
Daarnaast zou het zo kunnen zijn dat de IT-leverancier het gebruiksrecht op de software kan beëindigen.
Tip 5: check wie verantwoordelijk is voor beveiliging, onderhoud en het maken van back-ups
Gelet op de vertrouwelijkheid van veel bedrijfsgegevens, is de beveiliging van de software essentieel. Het is daarom belangrijk in IT-contracten vast te leggen wie zorg draagt voor beveiliging en bijvoorbeeld het maken van back-ups.
Als dat niet geregeld wordt, is de vraag wie aansprakelijk is als bedrijfsgegevens verloren gaan of op straat komen te liggen. In dit verband zijn ook afspraken over onderhoud van belang. Zorgt de IT-leverancier daar voor of heeft de afnemer bijvoorbeeld een eigen verplichting voor uit uitvoeren van updates? En binnen welke tijd moet een IT-leverancier reageren, als sprake is van een storing?
Tip 6: Controleer de looptijd van het contract en de verplichtingen bij een exit
Contracten voor de ontwikkeling van maatwerksoftware zullen vaak tenminste doorlopen tot het moment dat de software is opgeleverd. Maar als een licentie wordt verstrekt voor het gebruik van de software, zou het zo kunnen zijn dat de IT-leverancier deze licentie na verloop van tijd of onder bepaalde omstandigheden kan beëindigen. Dit kan tot problemen leiden in het geval een onderneming in grote mate afhankelijk is van bepaalde software, bijvoorbeeld als de software de basis vormt voor andere systemen.
Geen automatische verlenging
Als de overeenkomst bijvoorbeeld een looptijd heeft van een jaar, met een mogelijkheid tot verlenging, kan er niet zomaar van worden uitgegaan dat deze verlenging ook zal plaatsvinden. Van belang is in ieder geval na te gaan welke periode nodig zou zijn om over te stappen op een andere leverancier en met het oog daarop een voldoende lange opzegtermijn overeen te komen.
Gevolgen na einde contract
Vervolgens moet worden gekeken naar de gevolgen van het eindigen van de overeenkomst. In een softwareapplicatie wordt vaak een grote hoeveelheid gegevens opgeslagen. Het is over het algemeen van belang dat toegang tot deze gegevens behouden blijft, als de overstap wordt gemaakt naar een ander systeem.
Daarnaast brengt een overstap vaak het nodige werk met zich mee. Het is daarom van belang in het IT-contract al afspraken te maken over de verplichtingen over en weer bij een exit en de migratie naar een ander systeem. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat hiervoor de hulp van de IT-leverancier nodig is.
Staat u op het punt een IT-contract af te sluiten? Wij kijken graag met u mee om te bepalen of uw belangen voldoende zijn gewaarborgd. Of heeft u al een contract gesloten en wilt u weten wat uw rechten zijn? Ook daarover adviseren wij u graag. Neem contact op met Valerie Lipman via onderstaand formulier.
