Algemene voorwaarden ter hand stellen: een korte handleiding

‘Better safe than sorry’. Dat is de reden dat veel ondernemingen gebruik maken van algemene voorwaarden. Grote kans dat ook uw onderneming beschikt over een mooie set voorwaarden. Het enkel ‘op de plank hebben liggen’ van deze set is daarentegen niet voldoende. Wilt u namelijk dat deze voorwaarden werking hebben in de relatie tussen u en uw leverancier of afnemer, dan moet u de voorwaarden aan uw contractspartij aanbieden.

Hoe u dat moet doen hangt af van het soort overeenkomst, de manier waarop de overeenkomst tot stand is gekomen maar ook de soort betrokken partijen. Bij consumenten gelden namelijk nog extra voorwaarden waarover we eerder dit artikel schreven. Niels van den Bogaard en Daniek Regterschot geven in dit artikel een handleiding waarmee u ervoor zorgt dat uw algemene voorwaarden op de juiste wijze worden aangeboden én gelden in B2B-overeenkomsten.

Hoe moet u algemene voorwaarden ter hand stellen?

Als hoofdregel geldt dat voldaan is aan de informatieplicht indien vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de tekst van de algemene voorwaarden wordt aangeboden (de terhandstelling). Dit kan bijvoorbeeld via het afdrukken van de voorwaarden op de achterzijde van een schriftelijke offerte, waarbij op de voorzijde wordt verwezen naar deze tekst.

Soms is het feitelijk overhandigen van de voorwaarden niet mogelijk, zoals bij de aankoop van boodschappen. In die situaties moet u aan uw contractspartij bekend maken dat:

• De voorwaarden bij hem ter inzage liggen, of bij een door hem opgegeven Kamer van Koophandel of griffie van een gerecht zijn gedeponeerd; én
• De voorwaarden op eerste verzoek kosteloos aan hem of haar zullen worden toegezonden.

Elektronisch ter hand stellen

Stel dat uw onderneming een webshop runt of de overeenkomst op een andere wijze elektronisch tot stand komt. Dan volstaat het elektronische ter hand stellen van de algemene voorwaarden. Hiervoor is wel vereist dat uw contractspartij makkelijk kennis kan nemen van de voorwaarden én zij kunnen worden opgeslagen zodat zij ook nog later toegankelijk zijn.

Dat kan bijvoorbeeld door:

• het toesturen van de algemene voorwaarden per e-mail of via een hyperlink zodat uw contractspartij op uw website de voorwaarden eenvoudig kan inzien én downloaden;
• Het plaatsen van de algemene voorwaarden op uw website, zodanig dat uw contractspartij er langs moet scrollen alvorens een bestelling te plaatsen; of
• Het plaatsen van een voldoende opvallende hyperlink of downloadbutton met ‘Algemene voorwaarden’ op uw website die rechtstreeks toegang geeft tot de voorwaarden met een downloadoptie.

Ook indien de overeenkomst niet via elektronische weg wordt gesloten is, is een elektronische terbeschikkingstelling van de voorwaarden mogelijk. Daarbij geldt als voorwaarde dat de contractspartij uitdrukkelijk instemt met de terbeschikkingstelling op elektronische wijze.

Speciaal regime voor dienstverrichters

Voor dienstverrichters, zoals ICT-dienstverleners of accountants, kent de wet een apart regime. Een dienstverrichter voldoet aan zijn informatieplicht, indien hij zijn voorwaarden op één van de onderstaande vier manieren verstrekt.

Dit kan door de voorwaarden:

1. in fysieke vorm aan de contractspartij te verstrekken (zoals hierboven beschreven);
2. ter inzage te leggen op de plek waar de dienst wordt verricht of waar de overeenkomst wordt gesloten;
3. te publiceren op een door de dienstverrichter meegedeeld webadres; of
4. op te nemen in alle verstrekte documenten, waarin de dienst in detail wordt beschreven.

Gevolg van het niet juist ter hand stellen

Stelt u de algemene niet (correct) ter hand dan voldoet u niet aan de informatieplicht uit de wet. De wet geeft dan als sanctie dat de algemene voorwaarden vernietigbaar zijn. Dit betekent dat de gebruiker van de algemene voorwaarden (uw onderneming) niet langer een beroep kan doen op de bepalingen uit de voorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan bedingen die de aansprakelijkheid van uw onderneming beperken.

Uw contractspartij moet dan wel een beroep doen op die vernietigbaarheid. Als uw contractspartij van mening is dat de voorwaarden niet (correct) ter hand zijn gesteld, dan ligt het op de weg van uw onderneming om te bewijzen dat wél is voldaan aan de informatieplicht.

Uitzonderingen op de terhandstelling van algemene voorwaarden

De ter hand stelling (informatieplicht) is gericht op het beschermen van consumenten en kleine ondernemingen. Van grote ondernemingen wordt verwacht dat zij zichzelf voldoende kunnen bewapenen tegen algemene voorwaarden, waardoor zij geen beroep kunnen doen op de informatieplicht van de gebruiker.

Van een grote onderneming is sprake indien de onderneming tijdens het sluiten van de overeenkomst zijn laatste jaarrekening gepubliceerd heeft. Daarnaast kan een onderneming als ‘groot’ worden aangemerkt als deze 50 of meer werknemers in dienst heeft.

Onder het mom van ‘de pot verwijt de ketel’ kunnen contractspartijen die (nagenoeg) dezelfde voorwaarden hanteren ook geen beroep doen op het schenden van de informatieplicht.

Twee toepasselijke sets algemene voorwaarden ter hand stellen?

In de praktijk gebeurt het regelmatig dat de partij met wie u de overeenkomst sluit zelf ook algemene voorwaarden hanteert. In die situatie geldt dat de voorwaarden van de partij die als eerst naar zijn voorwaarden verwijst, van toepassing zijn. Dit kunt u voorkomen door vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst de toepasselijke algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand te wijzen (af te wijzen).

Wilt u voorkomen dat de nadelige algemene voorwaarden van uw leverancier of afnemer van toepassing zijn op een contract, maar heeft u vragen over hoe u dit het beste kunt doen? Neem dan contact op via onderstaand contactformulier of een van onze advocaten gespecialiseerd in algemene voorwaarden. Wij helpen u graag verder!

Deze pagina is op 14 augustus 2023 voor het laatst bijgewerkt.