Gebonden aan de gebruiksvoorwaarden
Wanneer met veel verschillende partijen in bijvoorbeeld BIM wordt gewerkt, is toegang op afstand cruciaal voor een goede samenwerking. Bouwers sluiten een licentie- en gebruiksovereenkomst met de Cloudserviceprovider en verkrijgen dan toegang (vanaf iedere plek) tot software in de Cloud. In de licentie- en gebruiksvoorwaarden zijn de rechten en plichten van de afnemer (de bouwer) en van de Cloudserviceprovider opgenomen. Vaak zijn deze voorwaarden niet of slechts heel beperkt onderhandelbaar. Toch is het wel belangrijk de risico’s van de voorwaarden duidelijk voor ogen te hebben voordat de voorwaarden worden geaccepteerd. Op die manier kan bewust worden gekozen om bepaalde risico’s te nemen.
Breng de risico’s in beeld
Een aantal belangrijke aspecten om te onderzoeken zijn:
Uptime
De beschikbaarheid van de software is voor de voortgang van een bouwproject cruciaal. Maar wat nou als de software dagen of zelfs weken niet beschikbaar is? Dit zijn belangrijke vragen bij de beoordeling van de uptime. Uptime staat voor het aantal uren dat de software in de Cloud toegankelijk moet zijn in een bepaalde periode. Een garandering van 100% uptime zal eigenlijk nooit mogelijk zijn omdat de toegang in een bepaalde periode moet worden beperkt, bijvoorbeeld vanwege onderhoud van de software. Ook kan de toegang tot de Cloud (tijdelijk) onmogelijk zijn door een storing. Controleer dus hoeveel uptime er wordt gegarandeerd en welk gevolg (zoals een contractuele boete of een korting) wordt gekoppeld aan het niet behalen van de beloofde uptime.
Cybersecurity
Waar de fysieke bouwplaats aan het einde van de werkdag netjes wordt afgesloten, zodat ongewenste gasten geen toegang hebben tot de bouw, wordt hierbij voor de digitale bouwplaats nog weinig stilgestaan. Dit komt mogelijk voort uit het misverstand dat er door gebruikers van uitgegaan wordt dat de Cloudserviceprovider de software wel heeft beveiligd. Dat hoeft niet per se het geval te zijn: dit hangt af van de gemaakte afspraken en wat partijen over en weer van elkaar mochten verwachten. Het is dus belangrijk duidelijke afspraken te maken over welke partij zorgdraagt voor de beveiliging. Bestaan daarover geen (duidelijke) afspraken, dan geldt in beginsel dat de gebruiker zelf het risico en daarmee de aansprakelijkheid draagt.
Mocht de Cloudserviceprovider niet zorgen voor de cybersecurity, onderzoek dan eens of aanspraak kan worden gemaakt op de MKB-subsidie cybersecurity. Deze subsidie is beschikbaar voor ondernemingen met maximaal 50 werknemers en een jaaromzet van minimaal € 10 miljoen. Met de subsidie kunnen middelen worden aangeschaft die de onderneming beter beschermen tegen digitale incidenten.
Back-ups
Het is van belang vast te stellen of de Cloudserviceprovider periodiek back-ups maakt van de bouwprojectgegevens, of dat zelf back-ups moeten worden gemaakt. Door een storing kunnen alle bouwprojectgegevens die niet buiten de Cloud zijn opgeslagen verloren gaan. Een back-up is dus van groot (financieel) belang. Houd in het oog wie verantwoordelijk is voor de back-ups en handel in overeenstemming daarmee.
Aansprakelijkheid
Indien een bouwproject stilvalt of vertraagt, veroorzaakt dit schade. Het is dan de vraag of de schade valt te verhalen op de Cloudserviceprovider indien de ontoegankelijkheid niet tijdig wordt opgelost. De aansprakelijkheid van de Cloudserviceprovider voor het verlies van data of de schending van de minimale uptime wordt veelal beperkt of zelfs volledig uitgesloten in de licentie- en gebruiksvoorwaarden. Het is daarom van belang voorafgaand aan het sluiten van het contract de (financiële) risico’s hiervan in beeld te brengen en dit risico te betrekken in de besluitvorming over het al dan niet sluiten van de overeenkomst.
Tips voor de praktijk
In de praktijk is het werken in de Cloud gewenst en noodzakelijk, zodat alle partijen (op afstand) gemakkelijk digitaal kunnen samenwerken. Wanneer in de Cloud wordt gewerkt, is het belangrijk (in elk geval) de volgende risico’s in beeld te brengen:
- Hoeveel uptime wordt geboden en welke sanctie staat op het niet behalen van de overeengekomen uptime;
- Welke afspraken zijn gemaakt over de beveiliging;
- Welke partij is verantwoordelijk voor het maken van back-ups;
- In hoeverre heeft de Cloudserviceprovider zijn aansprakelijkheid uitgesloten en is deze aansprakelijkheidsbeperking acceptabel.
Wees je bewust van de risico’s van het werken in de Cloud en de digitalisering, zodat de enige 'bugs' die je tegenkomt, van het digitale soort zijn.
