De reiskostenvergoeding tijdens de coronacrisis. Doorbetalen of stopzetten?

Door de coronacrisis werken veel mensen vanuit huis. Van reiskosten is op dit moment bij veel werknemers dan ook geen sprake. Daarnaast zijn bij veel bedrijven alle financiële middelen hard nodig. Het stopzetten van de reiskostenvergoeding kan een eenvoudige oplossing zijn om de financiële druk te verlichten. Hoe zit het met de vergoeding van (vaste) reiskosten in deze periode van thuiswerken?

Wijze van vergoeding

Er bestaat geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding, maar in een cao of arbeidsovereenkomst zijn vaak afspraken gemaakt over het vergoeden van reiskosten.

Reiskosten kunnen op verschillende manieren door de werkgever worden vergoed. Zo kan de reiskostenvergoeding bijvoorbeeld bestaan uit een vast bedrag per maand, een abonnement voor het openbaar vervoer of uit een vergoeding van de aan het einde van de maand gedeclareerde reiskosten. Bij de laatste twee varianten zal het niet betalen van de reiskostenvergoeding doorgaans geen onduidelijkheden met zich mee brengen. Een abonnement kan mogelijk worden stopgezet of de kosten daarvoor zijn al gemaakt. Bij het achteraf vergoeden van reiskosten zal de werknemer niet declareren als er niet wordt gereisd en hoeft de werkgever in dat geval niets te vergoeden. De vraag is hoe het zit bij een vaste reiskostenvergoeding.

Stopzetten van de vaste reiskosten

Bij een vaste reiskostenvergoeding maakt de werkgever iedere maand met de uitbetaling van het salaris een vast bedrag over dat is vastgesteld op basis van de maandelijkse reiskosten van de werknemer. De vergoeding is geen vorm van salaris. De werkgever mag de reiskostenvergoeding van een werknemer in beginsel eenzijdig stopzetten op het moment dat die kosten niet meer worden gemaakt. Een reiskostenvergoeding heeft namelijk enkel als doel de onkosten te vergoeden die een werknemer daadwerkelijk maakt. Uitzonderingen zijn denkbaar, zo kan bijvoorbeeld in een cao of arbeidsovereenkomst opgenomen zijn dat een werknemer die thuis werkt of ziek is toch voor een bepaalde periode de reiskosten doorbetaald moet krijgen. In dat geval is de cao of arbeidsovereenkomst leidend.

Doorbetalen van de vaste reiskosten

De werkgever kan er ook voor kiezen de reiskosten wel door te betalen als er niet wordt gereisd.

De wet bepaalt in principe dat de werkgever maximaal zes aaneengesloten weken van afwezigheid van de werknemer de reiskosten mag doorbetalen. Daarna zal de Belastingdienst de vergoeding als verkapt loon aanmerken. De werkgever mag de reiskostenvergoeding vervolgens pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Op 14 april jl. heeft het kabinet bekend gemaakt dat deze wettelijke regel gedurende de coronacrisis niet zal gelden. Wanneer de werkgever de reiskosten wenst door te betalen dan mag dat en zal de fiscus de vergoeding niet als verkapt loon aanmerken.

Resumé

Een werkgever kan de reiskostenvergoeding eenzijdig stopzetten indien er geen werkelijke onkosten worden gemaakt. Een werknemer die thuiswerkt vanwege de coronacrisis, maakt geen daadwerkelijke reiskosten en heeft dan ook in beginsel geen recht op vergoeding. Hou er rekening mee dat in een cao of arbeidsovereenkomst afwijkende afspraken kunnen zijn gemaakt. De werkgever heeft tevens de mogelijkheid de reiskostenvergoeding door te betalen indien hij dat wenselijk acht. Doorgaans wordt een onterecht betaalde vergoeding door de fiscus als verkapt loon aangemerkt. Tijdens de coronacrisis zal de Belastingdienst dat niet doen.

Meer weten over het betalen van de reiskostenvergoeding van werknemers of andere vragen? Bel of mail ons gerust.