Tips bij factuurfraude

Schaamte en woede. Dat zijn vaak de gevoelens van klanten als ze erachter komen dat ze slachtoffer zijn geworden van factuurfraude. Dat is niet altijd terecht. Criminelen gaan namelijk steeds geraffineerder te werk waardoor factuurfraude soms buitengewoon moeilijk te herkennen is. Toch kan het risico op factuurfraude fors verkleind worden door een aantal (eenvoudige) beveiligings- en voorzorgsmaatregelen.

In dit artikel bespreek ik i) de meest voorkomende vormen van factuurfraude ii) tips om factuurfraude te voorkomen iii) wat u kunt u doen als u geconfronteerd wordt met factuurfraude en tot slot iv) wie de schade draagt bij factuurfraude.

Vormen van factuurfraude

De meest voorkomende vorm van factuurfraude is het verzenden van een nepfactuur voor een betalingsverplichting die niet bestaat of een factuur van een niet-bestaand bedrijf. Deze vorm is – met enige scherpte – vaak goed te herkennen omdat er in de regel geen relatie bestaat met de facturerende partij of geen werkzaamheden verricht zijn.

Risicovoller wordt het als een factuur van bijvoorbeeld een (vaste) leverancier onderschept wordt en het rekeningnummer van de leverancier gewijzigd wordt in het rekeningnummer van de crimineel. Deze vorm is beduidend moeilijker te herkennen, zeker als de vervalste factuur vergezeld gaat van originele bijlagen zoals pakbonnen.

Tegenwoordig worden veel facturen per e-mail gestuurd. Ook digitaal kan echter factuurfraude plaatsvinden. De crimineel hackt dan het system van de leverancier en zendt vanuit daar een valse factuur of een vals bericht over een gewijzigd rekeningnummer. Voor de klant is het net alsof dit bericht van zijn leverancier afkomstig is.

Ook ben ik in de praktijk tegengekomen dat intern bij de leverancier een mol zat die het rekeningnummer wijzigde in een rekeningnummer van hemzelf c.q. een bevriende crimineel. Dit is de meest moeilijke vorm van factuurfraude om te voorkomen.

Tot slot is er nog factuurfraude waarbij een medewerker – vaak van de financiële administratie – zogenaamd van de allerhoogste baas een e-mail ontvangt met het verzoek om met spoed een fors bedrag over te maken naar een rekening. Dit wordt ook wel CEO-fraude genoemd.

Tips om factuurfraude te voorkomen

Bij alle vormen van factuurfraude geldt dat voorkomen beter is dan genezen. Hierbij enkele tips om factuurfraude te voorkomen.

1. Controleer altijd vóórdat u facturen betaalt of het rekeningnummer gewijzigd is. Als dat het geval is, neem dan contact op met de leverancier. Als u over een goed boekhoudpakket beschikt, zal dit u een seintje geven als het banknummer van een bestaande relatie is gewijzigd. Is de relatie onbekend? Dan moet u de factuur zeker goed controleren!
2. Ga na of de betaling afwijkt van de gebruikelijke patronen. Als bijvoorbeeld eerst per post facturen naar u verzonden werden en nu per post en per e-mail is dat reden voor extra voorzichtigheid. Hetzelfde geldt voor een kortere betalingstermijn dan gebruikelijk, een andere lay-out van de factuur, een andere contactpersoon of een andere rechtspersoon aan wie betaald moet worden etc.
3. Vrijwel alle banken maken tegenwoordig (weer) gebruik van naam-rekeningnummer controle. Dat voorkomt het risico op factuurfraude aanzienlijk. Als een melding komt dat naam en rekeningnummer niet corresponderen met elkaar, dan dus niet overmaken maar navraag eerst doen.
4. Volg uw intuïtie. Dit klinkt wat zweverig, maar vrijwel altijd hoor ik van slachtoffers dat ze al een onderbuikgevoel hadden dat iets niet in de haak was. Bij twijfel dus niet betalen!
5. Heb uw interne controlesystemen, uw administratieve betalingsprocessen en uw ICT-beveiliging op orde en werk met duidelijke procedures en vaste controlestappen waarbij bijvoorbeeld betalingen boven een bepaalde limiet door meerdere mensen gefiatteerd moeten worden.Wijk hier niet vanaf, ook niet als een hoger geplaatst persoon met spoed om betaling vraagt.
6. Informeer uw medewerkers dat factuurfraude een actueel en veel voorkomend probleem is en maak hen bewust van verdachte omstandigheden. Kortom, zorg dat ze red flags herkennen.

Wat te doen bij factuurfraude?

U kunt het risico op factuurfraude beperken. Uitsluiten kunt u het echter helaas niet. Wat moet u nu doen als onverhoopt toch factuurfraude heeft plaatsgevonden?

Belangrijkste tip is dat snelheid geboden is. Time is of the essence. Hoe sneller u handelt, des te groter de kans is dat u nog iets terugziet van het geld.

1. Informeer uw bank en de bank van de fraudeur. Probeer de betaling ongedaan te maken en zorg er zo mogelijk voor dat de rekening van de fraudeur geblokkeerd wordt.
2. Neem contact op met een advocaat die conservatoir beslag kan leggen op de bankrekening van de fraudeur waarnaar toe het geldbedrag is overgemaakt (zeker als de bank niet op uw melding de rekeningen uit zichzelf blokkeert). Deze advocaat kan ook via de bank trachten de identiteitsgegevens van de fraudeur te achterhalen zodat een civiele procedure tegen de fraudeur gestart kan worden.
3. Doe direct aangifte bij de politie. Doe dit zelf en laat ook uw leverancier dit doen.
4. Doe onderzoek binnen uw eigen organisatie. Ligt de oorzaak van de fraude intern of extern? Kijk kritisch naar uw controlesystemen, uw administratieve betalingsproces en naar uw ICT-beveiliging.
5. Wees voorbereid op een hoop frustratie en een lange adem. Banken werken zonder druk van een advocaat of procedure niet of nauwelijks mee. Politie kan of wil relevante gegevens niet verstrekken om het lopende onderzoek niet te frustreren.

Hoe zit het juridisch?

Uiteraard kunt u de criminelen zowel civielrechtelijk als strafrechtelijk (laten) aanpakken. De ervaring leert helaas dat bij niet snel handelen dit weinig kansrijk is. Ten eerste omdat het vaak gaat om criminele bendes uit het (verre) buitenland. Ten tweede omdat het geld vaak direct wordt overgeboekt naar buitenlandse rekeningen.

De hamvraag is wie in dat geval de schade draagt: de leverancier, de klant, beiden of misschien een andere partij zoals uw bank of de bank waarbij de fraudeur bankiert?

De hoofdregel is dat de klant – zeker als het gaat om Business-to-Business situaties – de schade draagt. Een geldschuld is namelijk een brengschuld. Dat betekent dat de klant ervoor moet zorgen dat de betaling ook daadwerkelijk aankomt bij de leverancier. Concreet betekent dit dat de klant in beginsel nogmaals de factuur zal moeten betalen.

Onder omstandigheden kan dit onredelijk zijn en is een andere uitkomst mogelijk. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als duidelijk is dat binnen de organisatie van de leverancier een malverserende medewerker zit die de factuur vervalst heeft. Ook bij consumenten wordt soms een andere verdeling gehanteerd.In het verleden – met name toen banken nog geen naam-rekeningnummer controle uitvoerden – is gepoogd om ook banken aansprakelijk te stellen. Daar viel op het eerste gezicht ook veel voor te zeggen omdat bij naam-rekeningnummer controle door banken factuurfraude vaak voorkomen had kunnen worden. Daarbij hebben banken (onder omstandigheden) een zorgplicht niet alleen richting hun eigen klanten, maar ook richting derden.

Toch zijn verreweg de meeste claims tegen banken afgewezen. In enkele gevallen – onder bijzondere omstandigheden, waarbij met name het verdachte karakter van transacties door de bank erkend is, maar er desalniettemin niet ingegrepen is – zijn claims toegewezen. Ook dan zijn diepe zakken en een lange adem nodig om gelijk te krijgen.

Conclusie

Factuurfraude is een groot en actueel probleem. Voorkomen is beter dan genezen. Zorg er dus ervoor dat de kans dat u dit overkomt zo klein mogelijk is. Als het toch gebeurt, onderneem dan direct actie en schakel een advocaat in. Dan heeft u de grootste kans dat u (nog iets van) het betaalde bedrag terugziet.