Veelgestelde vragen over het UBO-register
Datum: 24 september 2020
Gewijzigd 14 november 2023
Geschreven door: Emile Sahhar
Leestijd: +/- 2 minuten
Datum: 24 september 2020
Gewijzigd 14 november 2023
Geschreven door: Emile Sahhar
Leestijd: +/- 2 minuten
Eerder schreven wij over de komst van het UBO-register. Intussen wordt steeds meer duidelijk over de impact van het UBO-register op de praktijk. En dat wordt ook tijd, want dit weekeinde, 27 september 2020 om precies te zijn, gaat het UBO-register live. In de aanloop hiervan krijgen wij van veel cliënten vragen over het UBO-register. In dit blog hebben wij deze vragen gebundeld beantwoord
Vanaf 27 september 2020 zijn Nederlandse juridische entiteiten – uitzonderingen daargelaten (zie het artikel van Emile Sahhar) – verplicht opgaaf te doen bij het UBO-register van hun ultimate beneficial owners (UBO’s). De gedachte daarachter is inzichtelijk te maken wie binnen ondernemingen ‘aan de touwtjes trekt’ om zo witwassen en financiering van terrorisme tegen te gaan. En dan met name voor adviseurs, die ongebruikelijke transacties moeten melden.
UBO is een afkorting die staat voor ‘ultimate beneficial owner’ oftewel: uiteindelijk belanghebbende. Het zijn de personen die de uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een entiteit. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Wie moet(en) worden aangemerkt als UBO van een entiteit hangt af van de rechtsvorm. In artikel 3 van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 wordt per rechtsvorm uiteengezet wie in elk geval als UBO kwalificeert. UBO’s moeten vanaf 27 september 2020 worden geregistreerd in het UBO-register van de Kamer van Koophandel (hierna: “KVK”).
Zo geldt bijvoorbeeld voor de besloten vennootschap of naamloze vennootschap dat de UBO is de natuurlijk persoon die (in)direct eigenaar is van of zeggenschap heeft over de navolgende vennootschappen en andere juridische entiteit. Dit wordt vastgesteld aan de hand van de volgende vereisten:
Voor de stichting, vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij gelden iets andere vereisten:
Voor de personenvennootschap (maatschap, commanditaire vennootschap, vennootschap onder firma) gelden nagenoeg dezelfde vereisten als hiervoor namelijk:
Op cumulatief preferente aandelen wordt met voorrang dividend uitgekeerd. Uitkering van winst (dividend), reserves en liquidatieoverschotten vallen volgens de Minister onder het 'begrip ‘uitkering’ en daarmee onder het begrip ‘eigendomsbelang’ (eerste vereiste). Op het moment dat er sprake is van cumulatief preferente aandelen dient het recht op uitkering op winst in een boekjaar te worden vergeleken met het totale vermogen (winst/reserves/overschot) van de rechtspersoon. De UBO-kwalificatie kan hierdoor per jaar afhangen van de jaarlijkse uitkeringen. Het gevolg is dat de UBO-kwalificatie jaarlijks geëvalueerd dient te worden.Dit maakt de UBO-kwalificatie in specifieke gevallen een weerbarstige aangelegenheid.
Als UBO van een stichting (een STAK is altijd een stichting) kwalificeert in eerste instantie de natuurlijke persoon die (in)direct meer dan 25% van het eigendomsbelang in de rechtspersoon houdt. Onder ‘eigendomsbelang’ wordt onder andere verstaan; recht op uitkering uit het vermogen, zoals winst, reserves of een vereffeningsoverschot bijvoorbeeld middels certificaten (ook wel uitkeringscriterium genoemd).
Of certificaathouders als UBO van een STAK kunnen worden aangemerkt hangt eveneens af van voornoemd uitkeringscriterium, namelijk of de uitkeringen die aan de certificaathouders worden gedaan uit het vermogen van de stichting. Het is van belang om te bepalen of de STAK zelf de keuzevrijheid heeft om over de uitkeringen te beschikken. Op het moment dat in de administratievoorwaarden staat dat de STAK verplicht is om enige uitkering op certificaten door te geven aan de certificaathouders, dan is er geen keuzevrijheid voor de STAK om over het vermogen te beschikken en vindt er dus geen uitkering van het vermogen van de STAK plaats. In dat geval kwalificeren de certificaathouders zeer waarschijnlijk niet als UBO van de STAK.
Het uitgangspunt is dat er altijd een natuurlijke persoon als UBO dient te worden ingeschreven. Als er op grond van de hiervoor genoemde vereisten (eigendomsbelang/zeggenschap) geen “echte’’ UBO kan worden achterhaald of als er twijfels bestaan of de persoon daadwerkelijk UBO is, dan dient de rechtspersoon haar statutair bestuurders als UBO’s in te schrijven.
Personenvennootschappen zoals de maatschap, commanditaire vennootschap en vennootschap onder firma dienen hun maten en vennoten (behalve de commanditaire vennoten) als UBO in te schrijven. Zij kwalificeren dan namelijk als Pseudo-UBO.
Een Pseudo-UBO dient net als een UBO een natuurlijk persoon te zijn. Als een rechtspersoon de bestuurder, maat of vennoot is, dan wordt elke natuurlijke persoon die daarvan bestuurder is als Pseudo-UBO ingeschreven.
De volgende in Nederland opgerichte entiteiten zijn verplicht tot het registreren van UBO-informatie:
De volgende juridische entiteiten zijn vrijgesteld van inschrijving:
De verantwoordelijkheid voor de inschrijving van de UBO’s ligt bij de entiteit. Bij rechtspersonen ligt deze verplichting dus bij de bestuurders. Bij personenvennootschappen bij degene aan wie de onderneming toebehoort. UBO’s dienen mee te werken aan de registratie, zij hebben een zogenaamde meewerkverplichting.
Naast de verplichting van de entiteiten en de (Pseudo)-UBO’s om de gegevens actueel te houden, worden ook Wwft instellingen betrokken bij de registratieplicht. Wwft-instellingen zoals banken, advocaten en notarissen zijn verplicht aan het Handelsregister door te geven wanneer de informatie van het UBO-register niet overeenkomt met de informatie die de Wwft-instelling ter beschikking staat.
De terugmeldplicht geldt voor bestaande entiteiten overigens pas nadat een eerste inschrijving heeft plaatsgevonden.
Dat klopt, maar de geheimhoudingsplicht is specifiek buiten toepassing verklaard voor de terugmeldplicht. Dit betekent dat het niet voldoen aan deze plicht door bijvoorbeeld een advocaat een economisch delict is en strafbaar is gesteld.
Dat hangt ervan af wanneer de entiteit is opgericht. Nieuwe entiteiten, dus opgericht op 27 september 2020 of later, moeten de UBO’s inschrijven bij eerste inschrijving in het handelsregister (deze verplichting geldt vanaf 27 september 2020 en kan vanaf 08.00 uur). Bestaande entiteiten, dus entiteiten opgericht vóór 27 september 2020, moeten 18 maanden na inwerkingtreding UBO’s inschrijven. De termijn loopt vanaf 27 september 2020 tot 27 maart 2022. Inschrijven kan via www.kvk.nl/ubo.
Niet-naleving van verplichtingen (dus de meewerkverplichting van een UBO en de registratieverplichting van de vertegenwoordiger van de entiteit) kan leiden tot bestuurlijke boetes tot € 21.750,00, het opleggen van een last onder dwangsom en in sommige gevallen zelfs strafrechtelijke handhaving (denk aan een gevangenisstraf, een taakstraf of een geldboete). De wetgever heeft gekozen voor een duaal sanctiestelsel. Lichte overtredingen zullen bestuursrechtelijk worden afgedaan. Te denken valt aan niet tijdig aanleveren van bijvoorbeeld de UBO-informatie. Strafrechtelijke afdoening kan aan de orde zijn indien zwaarwegende omstandigheden zich voordoen. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan het opzettelijk doorgeven van onjuiste UBO-informatie en een mogelijk combinatie met andere (fraude)delicten.
De volgende gegevens van de UBO dienen aan het UBO-register te worden verstrekt door de vertegenwoordiger van de entiteit. De juistheid van de gegevens wordt geverifieerd door het deponeren van documenten waaruit desbetreffende gegevens blijken.
Een deel van de informatie is publiekelijk toegankelijk via de KVK. Meer specifieke gegevens zijn enkel toegankelijk voor bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid (hierna: “FIU”).
Openbaar toegankelijk informatie van de UBO:
Zoals hiervoor kort toegelicht zijn sommige gegevens van de UBO enkel inzichtelijk en toegankelijk voor bevoegde autoriteiten en de FUI. Dit betreft de volgende gegevens:
Er is veel kritiek geweest op de mate van bescherming van de privacy van de UBO. Zeker in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunnen hier de nodige vraagtekens bij worden gezet. De wetgever heeft het echter niet noodzakelijk geacht de wet dusdanig aan te passen. Wel zijn er verschillende waarborgen ingebouwd. Zo zijn niet alle gegevens openbaar inzichtelijk en in sommige gevallen kan er een verzoek worden gedaan gegevens af te laten schermen. Daarnaast moeten raadplegers van het UBO-register zich registreren en identificeren alvorens ze het UBO-register kunnen inzien. Dit wordt vervolgens door de KVK geregistreerd zodat de UBO kan zien wie zijn gegevens heeft bekeken. Tot slot kan er niet op persoon gezocht worden, enkel op de naam van de entiteit.
De wet voorziet in een mogelijkheid om de toegang tot UBO-informatie te beperken. Echter is dit enkel aan de orde indien de UBO wordt blootstelt aan een onevenredig risico. Te denken valt aan een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, geweld of intimidatie of als de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is. De UBO moet in dergelijke gevallen een verzoek doen tot afscherming van zijn gegevens bij de KVK. Indien een UBO van een bestaande entiteit wenst dat zijn gegevens voorlopig nog niet in het Handelsregister worden vermeld kan hij de entiteit eventueel verzoeken de opgave uit te stellen tot vlak voor het moment dat registratie verplicht is (te weten 27 maart 2022).
Daarnaast kan een analyse van de juridische structuur van een entiteit aanleiding geven om iemand anders tot UBO aan te merken. Indien het om wat voor een reden dan ook bezwaarlijk is UBO’s te registeren kan een dergelijke analyse van de structuur in combinatie met een eventuele herstructurering mogelijk een ander licht werpen op de zaak.
Als advocaten voor ondernemers begrijpen wij het belang van voorop blijven. Samen met ons heeft u alle kansen en risico’s in het vizier. Neem gerust contact met ons op en laat u persoonlijk informeren over onze diensten.