Als een werknemer zich ziek meldt, mag u als werkgever lang niet alles vragen wat u graag zou willen weten. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft in 2016 beleidsregels opgesteld waarin informatie terugkomt over wat de werkgever wel en niet mag doen rondom de begeleiding van zieke werknemers. Die beleidsregels van de AP leiden regelmatig tot vragen. De AP is daarom recent gestart met een campagne om enkele regels te verduidelijken.
Het is noodzakelijk voor u als werkgever om informatie te hebben waarmee u kunt bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van uw werknemer. Ook moet u informatie ontvangen om te beoordelen of u het loon moet doorbetalen. Die informatie mag u daarom ook vastleggen.
De volgende informatie mag worden geregistreerd over uw zieke werknemer:
- Het telefoonnummer waarop uw werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
- Hoe lang uw werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
- Wat zijn/haar lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
- Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval. Maar u mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is en bijvoorbeeld verband houdt met een pittig functioneringsgesprek dat net heeft plaatsgevonden.
- Of er sprake is van een (verkeers)ongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat u de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie mogelijk kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
- Of uw werknemer onder 1 van de 4 vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. Uw werknemer is daarbij niet altijd verplicht om te melden onder welke regeling hij/zij valt.
De AP schrijft ook wat onder ‘niet-noodzakelijke informatie’ moet worden verstaan. Op de website van de AP staat: “Het is als werkgever belangrijk om te weten hoe lang uw medewerker denkt dat zijn/haar afwezigheid gaat duren. Maar het is níet noodzakelijk om te weten wát iemand heeft. En waardoor dat komt. Daar mag u dus ook niet naar vragen.”
Wat ook niet zomaar mag, is informeren naar de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Volgens de AP mag hierover pas worden gesproken “als de bedrijfsarts in kaart heeft gebracht welke functionele beperkingen er zijn”. Die instructie lijkt te botsen met de algemene verplichting van werkgevers om samen met de werknemer te bespreken welke mogelijkheden er zijn om tot werkhervatting te komen en aan de re-integratie te werken.
Pas als sprake is van dreigend langdurig verzuim (langer dan 6 weken) bestaat de verplichting de bedrijfsarts om een probleemanalyse en advies te vragen. Gelet op de recente verduidelijking van de AP hoe de regels moeten worden geïnterpreteerd, lijkt het erop dat de bedrijfsarts voortaan al veel eerder moet worden betrokken als u als werkgever wil voorkomen dat u in strijd handelt met de beleidsregels van de AP. Dat zorgt voor onnodige kosten voor werkgevers en vaak ook tot een vertraging van het re-integratieproces vanwege lange wachttijden bij de bedrijfsarts.
Het is begrijpelijk dat aandacht wordt besteed aan de privacyrechten van (zieke) werknemers, maar de regels lijken nu steeds verder door te slaan. Een simpele vraag of een werknemer denkt dat hij in staat is naar het werk te komen of werk vanuit huis uit te voeren ondanks zijn beperkingen zou toch moeten kunnen lijkt mij. Helaas lijkt de AP dat anders te zien en schrijft de AP een voorafgaand advies van de bedrijfsarts voor. Daar moet u als werkgever dus rekening mee houden.
