Datum: 11 mei 2020
Geschreven door: Joost van Dongen
Leestijd: +/- 2 minuten
Op 21 april heeft de Eerste Kamer ingestemd met de Tijdelijke wet COVID-19 (hierna: de “Noodwet”). Deze Noodwet voorziet in een legio voorzieningen om procedures, termijnen en wettelijke voorschriften op het terrein van Justitie en Veiligheid aan te passen of te versoepelen vanwege COVID-19.
De Noodwet voorziet onder andere in de mogelijkheid om in plaats van fysieke vergaderingen te beleggen, te volstaan met een virtuele vergadering van onder andere verenigingen, coöperaties, NV’s en de BV’s. Daarnaast is stemmen ook mogelijk via de elektronische weg. De wet is per 24 april 2020 in werking getreden en geldt in beginsel tot 1 september 2020. In dit blog licht ik een aantal belangrijke punten van de Noodwet uit.
Alle verenigingen, coöperaties, NV’s en BV’s zijn jaarlijks verplicht om een algemene vergadering te houden. De jaarlijkse algemene vergadering wordt doorgaans in het voorjaar gehouden, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Tijdens deze vergadering wordt bijvoorbeeld de jaarrekening vastgesteld, decharge verleend aan bestuurders en commissarissen en kunnen bestuurders of commissarissen worden benoemd.
De verplichtingen voor het houden van een algemene vergadering staan in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (hierna: het “BW”). Om de verspreiding van COVID-19 te beperken kan het fysiek bijeenkomen voor een algemene vergadering van leden of aandeelhouders, maar ook van bestuurders, commissarissen en andere vergadergerechtigden zoals de accountant, onwenselijk zijn. Hoewel het BW faciliteiten biedt om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering en het stemrecht uit te oefenen, kan dit niet zonder statutaire regeling. Niet alle verenigingen, coöperaties, NV’s en BV’s hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt in hun statuten, waardoor het vergaderen en besluitvorming in deze situatie lastig te realiseren is.
De Noodwet voorziet in de mogelijkheid om af te wijken van statutaire regelingen omtrent vergaderingen van het bestuur of raad van commissarissen (hierna: “rvc”), of om termijnen te stellen. Om te voorkomen dat het bestuur niet bijeen kan komen zonder in strijd met de statuten te handelen, kan van dergelijke statutaire bepalingen worden afgeweken. Het bestuur en de rvc zullen met instemming van alle bestuurders resp. commissarissen op andere wijze de besluitvorming moeten regelen, bijvoorbeeld langs de elektronische weg.
Het bestuur kan voorts bepalen dat er, in plaats van een fysieke vergadering, een algemene vergadering wordt gehouden die uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel is te volgen. Ook is het mogelijk dat het bestuur bepaalt dat vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering. Dit is mogelijk onder de volgende voorwaarden:
Meer praktisch is het dus van belang dat de vergadering via een livestream is te volgen (denk aan audio of bijvoorbeeld video). Vragen kunnen vooraf worden gesteld door leden/aandeelhouders per e-mail. Ook kan gebruik worden gemaakt van een chatfunctie om tijdens de vergadering vragen te stellen. Indien het bestuur gebruik wil maken van de bevoegdheid tot elektronisch vergaderen dan dient dit bij de oproeping voor de algemene vergadering te worden vermeld. Ook indien de statuten niet voorzien in uitoefenen van het stemrecht via elektronisch communicatiemiddel kan het bestuur dit tijdelijk mogelijk maken.
Het bestuur kan ook de termijn voor het houden van een algemene vergadering verlengen met ten hoogste vier maanden. Dit betekent dat de jaarvergadering kan worden uitgesteld tot na 30 juni. De Noodwet geeft hiermee de mogelijkheid voor de rechtspersoon c.q. betrokkenen om later te vergaderen indien dit beter uitkomt dan het houden van een elektronische vergadering.
Daarnaast kan het bestuur ook het opstellen van de jaarrekening verlengen met ten hoogste vier maanden (verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (bij NV’s en BV’s). In dit geval heeft de algemene vergadering geen mogelijkheid tot verlenging. De algemene vergadering heeft na de verlenging nog een maand om de jaarrekening vast te stellen. Deze kan dan nog binnen de twaalf maanden na balansdatum worden gepubliceerd. Uit de Memorie van Toelichting bij de Noodwet blijkt dat er vooralsnog geen reden is de verplichting te verlengen van artikel 2:394 lid 2 BW om uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening openbaar te maken.
Gepleit zou kunnen worden dat een Noodwet zoals deze niet nodig is om een uitzondering te vormen op wettelijke en statutaire regels omtrent vergaderen en besluitvorming. Artikel 2:8 lid 2 BW voorziet namelijk in een uitzonderingsgrond op wettelijke en statutaire regelingen op grond van de redelijkheid en billijkheid. Echter, blijft er in zo’n geval onzekerheid bestaan over de geldigheid van genomen besluiten in strijd met wettelijke of statutaire regels. Met eventuele nietigheid of vernietigbaarheid van besluitvorming tot gevolg.
Om te voorkomen dat er twijfel en onduidelijkheid bestaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten indien een algemene vergadering niet volgens de wet en de statuten verloopt en om te voorkomen dat uitstel van een algemene vergadering kan leiden tot het niet-naleven van wettelijke termijnen, zorgt de Noodwet ervoor dat het is toegestaan om tijdelijk af te wijken wettelijke en statutaire bepalingen inzake het houden van fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen en sancties (zie MvT 7).
De Noodwet is in werking getreden op 24 april 2020 en geldt in principe tot 1 september 2020. Tot slot geldt dat aan een groot deel van de bepalingen in de Noodwet terugwerkende kracht is verleend tot en met 16 maart 2020. Hierdoor wordt ook mogelijke gebrekkige besluitvorming vóór inwerkingtreding van de Noodwet gerepareerd.
Als advocaten voor ondernemers begrijpen wij het belang van voorop blijven. Samen met ons heeft u alle kansen en risico’s in het vizier. Neem gerust contact met ons op en laat u persoonlijk informeren over onze diensten.