Aandachtspunten bij het werken met BIM in de cloud

Steeds meer opdrachtgevers, aannemers en andere bij de bouw betrokken bedrijven werken met het Bouwwerk Informatie Model, oftewel BIM. Dankzij BIM kunnen alle betrokken partijen digitaal informatie uitwisselen en samenwerken aan het bouwproject. Met BIM in de cloud is de bouwinformatie te allen tijde toegankelijk voor de betrokkenen. Dit soort clouddienstverlening wordt ook wel software-as-a-service (SaaS) genoemd. Het werken met het BIM in de cloud levert vele voordelen op, maar is niet zonder risico. In deze blog bespreek ik een aantal relevante aandachtspunten (er zijn er meer!) bij het werken met BIM in de cloud (SaaS-dienstverlening).

(On)redelijke licentievoorwaarden

Ukoopt in principe (slechts) een toegangsrecht tot BIM in de cloud, waar u vervolgens uw bouwproject ontwikkelt en opslaat. Doordat u slechts een toegangsrecht verkrijgt, en geen eigendomsrecht, komt u in een sterk afhankelijke positie ten opzichte van de cloudserviceprovider.

Zonder de dienstverlening van de cloudserviceprovider kunt u, in beginsel, niet langer bij uw bouwgegevens in de cloud.

Voordat u BIM in de cloud kunt gebruiken dient u licentie- en gebruiksvoorwaarden te accepteren. In de licentie- en gebruiksvoorwaarden zijn de rechten en plichten van de afnemer en van de cloudserviceprovider opgenomen. Deze voorwaarden zijn veelal niet of slechts zeer beperkt onderhandelbaar.

Het is van belang dat u deze voorwaarden bestudeert, en onder meer de volgende aspecten (mogelijke risico’s) in beeld brengt: 

Toegankelijkheid en beschikbaarheid van uw bouwproject in BIM

De beschikbaarheid van BIM is voor de uitvoering en voortgang van uw bouwproject van cruciaal belang. De beschikbaarheid moet geborgd zijn. Kunt u, bijvoorbeeld indien uw bouwproject in de cloud opeens een aantal dagen, of mogelijk zelfs weken niet toegankelijk is, de ontwikkeling en/of uitvoering van uw bouwproject voortzetten? Deze vragen zijn onder meer relevant bij het beoordelen van de geboden uptime.

Uptime

Uptime staat voor het aantal uren dat BIM in de cloud voor u toegankelijk moet zijn in een bepaalde periode. Een garandering van 100% uptime zal eigenlijk nooit mogelijk zijn. De toegang tot de cloud zal in een bepaalde periode bijvoorbeeld beperkt dienen te worden vanwege onderhoud van de software. Ook kan de toegang tot de cloud (tijdelijk) onmogelijk zijn ten gevolge van een storing. Controleer dus hoeveel uptime aan u wordt gegarandeerd en welk gevolg (zoals een contractuele boete of een korting) wordt gekoppeld aan het niet behalen van de beloofde uptime.

Back-ups

Het is voorts van belang vast te stellen of uw cloudserviceprovider periodiek back-ups maakt van uw bouwprojectgegevens in de cloud, of dat u zelf back-ups mag en kunt maken en zodoende ook wordt geacht te maken. Door een storing kunnen al uw bouwprojectgegevens verloren gaan die niet buiten de cloud zijn opgeslagen. Een back-up is van groot (financieel) belang. Houd in het oog wie verantwoordelijk is voor de back-ups en handel daarmee in overeenstemming.

Exoneraties in overeenkomst

Indien uw bouwproject stilvalt of vertraagt, lijdt u schade. Het is dan de vraag of u de schade kunt verhalen op de cloudserviceprovider indien de ontoegankelijkheid niet tijdig wordt opgelost. De aansprakelijkheid van de cloudserviceprovider voor het verlies van data of de schending van de minimale uptime wordt veelal beperkt of zelfs volledig uitgesloten in de licentie- en gebruiksvoorwaarden. Het is daarom van belang in uw besluitvorming mee te wegen welke (financiële) risico’s u loopt door schending van de uptime of verlies van data met het oog op de overeengekomen exoneratie en de gevolgen daarvan voor het bouwproject indien een van de risico’s zich verwezenlijkt. 

Continuïteit

Wat gebeurt er als de cloudserviceprovider failliet gaat? Kunt u, als afnemer, dan nog bij uw bouwproject in de cloud? Om uw toegang tot BIM te waarborgen is het van belang dat de continuïteit van de dienstverlening wordt gewaarborgd. Dit kan op meerdere manieren. Een mogelijkheid is dat de cloudserviceprovider afspraken heeft gemaakt met een derde onafhankelijke partij – veelal in de vorm van een stichting - om haar continuïteit te waarborgen. Vanaf het moment dat de cloudserviceprovider failliet zou gaan, neemt de stichting de dienstverlening (tijdelijk) over, zodat BIM in de cloud voor u beschikbaar blijft. Als afnemer kunt u toetreden tot deze overeenkomst middels een derdenbeding. Indien de cloudserviceprovider onverhoopt failliet gaat, kunt u zich op grond van dit beding wenden tot de stichting voor de, in elk geval tijdelijke, voortzetting van de dienstverlening.

Zorg ervoor dat uw cloudserviceprovider een continuïteitsregeling heeft. De waarborging van de continuïteit van de dienstverlening en zodoende uw toegang tot uw bouwproject is van groot belang.

Tips voor de praktijk

Indien u werkt met BIM in de cloud (SaaS-dienstverlening) kan u dit erg afhankelijk maken van de cloudserviceprovider. Vier concrete tips voor het beoordelen van een licentieovereenkomst:

• Onderzoek hoeveel uptime wordt geboden en welke sanctie staat op het niet behalen van de overeengekomen uptime;
• Breng in beeld welke partij verantwoordelijk is voor het maken van back-ups;
• Onderzoek voor welke schadeveroorzakende omstandigheden de cloudserviceprovider een exoneratiebepaling heeft opgenomen en betrek de gevolgen ervan bij uw besluitvorming;
• Zorg ervoor dat uw cloudserviceprovider een continuïteitsregeling heeft.