Het was een gewone werkdag, totdat het gebeurde. Een medewerker binnen uw organisatie, zich niet bewust van de risico's, voerde vertrouwelijke bedrijfsgegevens in een populaire AI-tool om een rapport te genereren. Wat een simpele taak leek, eindigde in een nachtmerrie toen bleek dat de ingevoerde data nu toegankelijk was voor iedere gebruiker van de AI-tool, op te vragen met een simpele prompt. De reputatieschade? Enorm. De financiële verliezen? Groot. En het ergste van alles: deze situatie had voorkomen kunnen worden.
Bovenstaand voorbeeld illustreert hoe de opkomst van artificiële intelligentie (AI) de manier waarop we werken continu verandert. Zoals gezegd biedt het kansen, maar brengt het dus ook risico's met zich mee. Ondernemers moeten hier zodoende tijdig op inspelen, mede aan de hand van een goed doordacht AI-beleid. Maar hoe ziet dat er (in de praktijk) uit?
Wat is AI-beleid?
Een AI-beleid, ook wel AI-policy genoemd, is een document waarin u vastlegt hoe uw organisatie omgaat met AI-technologieën. Dit beleid omvat richtlijnen voor de inzet van AI in bedrijfsprocessen, de omgang met bedrijfsgevoelige informatie en hoe AI-uitkomsten worden beoordeeld en toegepast in besluitvormingsprocessen. Kortom, het AI-beleid geeft een kader voor het gebruik van AI dat aansluit bij de specifieke behoeften van uw onderneming.
Waarom is een AI-policy belangrijk?
De noodzaak van een AI-beleid wordt steeds duidelijker, zeker met de komst van de Europese AI Act, die strengere regels stelt aan het gebruik van AI binnen de Europese Unie. Een AI-policy biedt uw onderneming en medewerkers een solide kader om AI verantwoord in te zetten en risico’s daarvan te beheersen.
AI brengt namelijk niet alleen kansen, maar kan ook een risico vormen wanneer het onzorgvuldig wordt toegepast met mogelijke aansprakelijkheden tot gevolg. Welke informatie mag wel worden ingevoerd in AI, en welke niet? Hoe gaat uw organisatie om met het invoeren van bedrijfsgevoelige informatie of persoonsgegevens in AI? En wat wordt vervolgens met de output gedaan? Een goed beleid stelt u in staat om deze risico’s vroegtijdig te identificeren en te beperken.
Van theorie naar praktijk
Het opstellen van een effectief AI-beleid begint met een inventarisatie van het huidige gebruik van AI binnen uw organisatie. Waar en hoe wordt AI toegepast en welke toepassingen worden daarvoor gebruikt? Wat zijn de belangrijkste risico’s en kansen die AI voor uw bedrijf meebrengt? Denk hierbij aan de impact op werkprocessen, klantrelaties en de vertrouwelijkheid van data. Vervolgens definieert u concrete richtlijnen: hoe gaat u om met de data die voor AI wordt gebruikt, en waar is menselijke tussenkomst in het besluitvormingsproces vereist?
Implementatie en bewustwording
Een AI-policy is pas effectief wanneer deze door alle medewerkers wordt gedragen en toegepast. Investeer daarom in AI-trainingen en zorg dat iedereen begrijpt waarom de regels er zijn en hoe ze toe te passen in het dagelijks werk. Daarnaast is het belangrijk om controlemechanismen in te bouwen, zoals regelmatige controles of toezicht. Zo kunt u waarborgen dat het beleid correct wordt nageleefd en tijdig eventuele verbeterpunten signaleren.
Vanwege de snelle ontwikkelingen op het gebied van AI is het essentieel om uw beleid regelmatig te herzien. Wat vandaag een goed beleid is, kan morgen verouderd zijn. Door uw AI-beleid als een ‘levend document’ te behandelen, zorgt u ervoor dat uw organisatie snel kan inspelen op technologische veranderingen.
Conclusie
Door proactief aan de slag te gaan met een AI-beleid, positioneert u uw bedrijf niet alleen als koploper, maar creëert u ook een solide basis voor verantwoord AI-gebruik en voorkomt u problemen zoals in de inleiding benoemd.
