Documenteer uitgevoerd herstel goed

In onze praktijk zien wij regelmatig dat aannemers door hen uitgevoerd herstel niet goed (genoeg) documenteren. Er wordt bijvoorbeeld niet altijd schriftelijk vastgelegd wat er wordt hersteld, op welke wijze, op welke locatie of wanneer. Ook foto’s van de situatie voor en na herstel zijn vaak niet beschikbaar. Wanneer er later discussie over het uitgevoerde herstel ontstaat, blijkt regelmatig dat het dossier van de aannemer hierover niet compleet is. Dat verslechtert de juridische positie van aannemers.

Nieuwe aansprakelijkheidstermijnen na herstel

Na oplevering van de herstelwerkzaamheden gaan voor de aannemer nieuwe aansprakelijkheidstermijnen lopen. Indien de aannemer op grond van een verborgen gebrek vijf jaar aansprakelijk was en voor afloop van die termijn herstel heeft verricht, dan begint genoemde termijn opnieuw te lopen voor de herstelde onderdelen. Ook een garantietermijn kan opnieuw gaan lopen na herstel, afhankelijk van wat erover is bepaald in de garantieregeling. Als er sprake is van meerdere klachten van een opdrachtgever waarvan herstel op verschillende data is opgeleverd, leidt dit al snel tot een complexe tijdlijn met afwijkende aansprakelijkheids- en garantietermijnen voor verschillende onderdelen van de woning. Om dat in kaart te kunnen brengen, is een deugdelijk dossier noodzakelijk.

In het geval dat u in zo’n situatie wilt aantonen dat aansprakelijkheidstermijnen zijn verstreken zult u bijvoorbeeld inzichtelijk moeten maken wanneer de betreffende termijn is gestart en dus wanneer er is hersteld. Ook zult u dan moeten uitleggen welke klachten nieuw zijn en welke zien op een eerder gemeld gebrek, mocht dit niet zonneklaar zijn. Tenslotte is voor een deugdelijk verweer ook belangrijk om inzicht te hebben in de technische wijze waarop eerder herstel is verricht.

In de praktijk zijn er tal van voorbeelden waarin een aannemer profijt had van zijn dossier. Zo is er geprocedeerd over lekkageklachten in een appartementencomplex waar de aannemer eerder herstelwerkzaamheden aan de gevelbeplating had uitgevoerd. Drie jaar na het laatste herstel klaagde de VvE wederom over lekkages. De aannemer kon toen met zijn dossier exact aantonen hoe hij eerder had hersteld en dat de latere lekkages een andere oorzaak hadden. Daardoor was de klacht van de VvE te laat en de aannemer niet aansprakelijk.

Aanbeveling: maak een (digitaal) herstelrapport

Wij raden u aan om herstelwerkzaamheden zo nauwkeurig mogelijk te documenteren, bij voorkeur in een gestandaardiseerd rapport. In dat rapport moeten in elk geval de volgende gegevens worden vermeld: de datum van oplevering van de herstelwerkzaamheden, de exacte locatie, en een korte omschrijving van wat er is gedaan. Bij voorkeur aangevuld met enkele duidelijke foto’s of films van de situatie voor en na herstel. Laat de opdrachtgever eventueel tekenen voor akkoord en stuur hem een afschrift van het rapport. Leg de verplichting om een dergelijk rapport op te maken ook contractueel op aan uw vaste onderaannemers.

Overigens is na invoering van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) de aannemer aansprakelijk voor alle gebreken die bij de oplevering niet zijn ontdekt. Dat betekent dat de aannemer dan moet bewijzen dat een gebrek niet aan hem is toe te rekenen door bij de oplevering de staat van het werk en eventuele gebreken zo duidelijk mogelijk vast te leggen met bijvoorbeeld foto’s en films. Er zijn diverse toepassingen beschikbaar op de markt die hiervoor gebruikt kunnen worden. Mogelijk zouden deze toepassingen ook kunnen worden gebruikt voor het gestructureerd vastleggen van het vervolgtraject waarin eventuele gebreken worden verholpen.

Beperken aansprakelijkheidsrisico’s en faalkosten

Een compleet ‘hersteldossier’ maakt een belangrijk deel uit van de beheersing van de aansprakelijkheidsrisico’s waarmee u in de naloop van een project geconfronteerd kunt worden. Daarnaast geeft het u, zeker wanneer u de gegevens digitaliseert en ontsluit, inzicht in het totale aantal klachten en de stand van zaken met betrekking tot het herstel ervan. Uw eigen kwaliteitsborging krijgt hiermee een positieve impuls en dit kan leiden tot een vermindering van faalkosten.