Het (thuiswerken) monitoren van werknemers: wat is de rol van de OR?

Hoewel veel thuiswerkers niet kunnen wachten om weer naar de werkplek te gaan, geeft een groot deel aan ook na de coronapandemie nog steeds (deels) vanuit huis te willen werken. Deze ontwikkeling brengt mee dat bij werkgevers meer behoefte kan bestaan aan het monitoren van werknemers. Maar dat kan niet zomaar. Bij monitoring is namelijk wel belangrijk dat de privacy van de werknemers wordt gewaarborgd. Daarom heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onlangs het zogenaamde ‘OR-privacyboekje’ gepubliceerd waarin de rol van de ondernemingsraad (OR) bij het monitoren wordt verduidelijkt.

Monitoren

Voor bedrijven bestaan er verschillende manieren om hun werknemers te monitoren via personeelsvolgsystemen. Denk bijvoorbeeld aan een track & trace-systeem in bedrijfswagens, volgsoftware die registreert wat werknemers op hun computer doen (zoals in- en uitloggen, toetsaanslagen, gebruik van e-mail en internet) en apps of wearables (zoals een smartwatch) die de gezondheid meten. Daarnaast zijn er de ‘traditionele’ methoden als telefoongesprekken opnemen of camera’s plaatsen op de werkvloer.

Als werkgever moet u goed kunnen beargumenteren waarom het monitoren van uw werknemers noodzakelijk is én dat uw bedrijfsbelang zwaarder weegt dan de inbreuk op de privacy van uw werknemers. Wat wel en niet mag, kan per geval en per sector verschillen. Daarnaast is het belangrijk dat de werknemers vooraf op de hoogte worden gesteld over de monitoring. Heimelijke controle van personeel is slechts in zeer uitzonderlijke situaties toegestaan.

Instemmingsrecht van de OR

Wanneer u als werkgever overweegt om uw werknemers te monitoren, dient u de OR daarbij te betrekken. De werkgever moet namelijk op grond van de wet instemming van de OR vragen voor besluiten over:

• regelingen betreffende het verwerken en beschermen van de persoonsgegevens van personeel, en
• regelingen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeel.

Dit betekent dus dat de OR instemmingsrecht heeft met betrekking tot het vaststellen, intrekken en wijzigen van een systeem om personeel te monitoren en bij regelingen die zien op het verwerken van persoonsgegevens. Om de OR ondersteuning te bieden bij de afwegingen die zij daarbij moeten maken, heeft de AP het OR-privacyboekje ontwikkeld. Hierin is opgenomen wat onder een persoonsgegeven moet worden verstaan en wanneer sprake is van de verwerking daarvan. Ook zijn voorbeelden en suggesties opgenomen van vragen die de OR kan stellen als de werkgever een dergelijke regeling voorstelt.

Het OR-privacyboekje geeft de OR dus handvatten om de privacy van werknemers (nog beter) te kunnen waarborgen. Zorg dat u als werkgever op de hoogte bent van de inhoud van het OR-privacyboekje, zodat u niet voor verrassingen komt te staan en goed bent voorbereid op de eisen die (in de wet) het monitoren van werknemers worden gesteld.

Heeft u vragen of wilt u meer informatie over het monitoren van werknemers en/of over de rol van de OR? Neem gerust contact met mij op.