‘Kleine lettertjes’

De zogenaamde ‘kleine lettertjes’, ofwel algemene voorwaarden, zijn niet meer weg te denken uit de ondernemingspraktijk. Dat het opstellen maatwerk vergt en de inhoud ervan op uw onderneming moet worden aangepast, is u waarschijnlijk wel bekend. Minstens zo belangrijk is echter de manier waarop u algemene voorwaarden moet gebruiken. Om van de algemene voorwaarden te kunnen profiteren is het namelijk van groot belang dat deze volgens de wettelijke voorschriften worden gehanteerd. Doet u dat niet, dan kunnen uw voorwaarden door uw wederpartij worden vernietigd. Dit heeft tot gevolg dat u geen beroep op (bepalingen uit) de voorwaarden kunt doen. En hier gaat het in de praktijk vaak mis. In dit artikel wordt daarom een korte handleiding op het gebruik en toepassen van algemene voorwaarden gegeven.

Bij het gebruik van algemene voorwaarden zijn twee aspecten van groot belang. Ten eerste dienen de algemene voorwaarden van toepassing te worden verklaard op de rechtsverhouding tussen partijen en ten tweede dienen deze voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te worden gesteld aan de wederpartij.

Van toepassing verklaren

U dient uw voorwaarden expliciet van toepassing te verklaren op iedere overeenkomst die u met een wederpartij sluit. Het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden kan zowel mondeling als schriftelijk geschieden, maar vanuit het perspectief van bewijsvoering verdient het uiteraard de voorkeur om dit schriftelijk te doen. Voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden is niet voldoende dat u pas na het tot stand komen van de overeenkomst met de wederpartij naar de algemene voorwaarden verwijst. Het van toepassing verklaren dient bij voorkeur voor, maar uiterlijk tijdens het sluiten van een overeenkomst te geschieden. Dit kunt u bijvoorbeeld bewerkstelligen door in uw offertes al te verwijzen naar uw algemene voorwaarden.

Ter hand stellen

Het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden alleen is echter niet voldoende. U moet de wederpartij daarnaast een redelijke mogelijkheid bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen.Deze redelijke mogelijkheid heeft u geboden indien u de algemene voorwaarden vóór of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst ter hand heeft gesteld aan de wederpartij. Indien terhandstelling niet op tijd gebeurt, loopt u het risico dat de wederpartij een beroep doet op vernietiging daarvan. Aan uw algemene voorwaarden komt dan geen werking meer toe. En in dat overhandigen zit het addertje. Want hoe doet u dat tegenwoordig, met het digitaal contracteren?

Het ter hand stellen kon voorheen slechts geschieden door de algemene voorwaarden fysiek te overhandigen, dan wel per post mee te sturen. Gelukkig gaat de wetgever met de tijd mee. Per 1 juli 2010 zijn de mogelijkheden aanzienlijk verruimd. Waar u voorheen alleen elektronisch ter hand mocht stellen als ook de overeenkomst elektronisch tot stand was gekomen, kunt u tegenwoordig ook elektronisch ter hand stellen als u de overeenkomst niet elektronisch maar bijvoorbeeld per telefoon, e-mail of internet heeft gesloten. Maar echt eenvoudig is het nog niet, want u moet daarvoor wel de ‘uitdrukkelijke instemming’ van uw klant krijgen. Wat de wetgever daarmee bedoelt is nog onduidelijk. Moet u vragen of de wederpartij ermee akkoord is dat hij de algemene voorwaarden elektronisch ontvangt? Omdat we weten dat de wetgever het gebruik van elektronische middelen wil stimuleren, lijkt het erop dat het niet zo streng is bedoeld. Het gaat er vooral om dat de wederpartij uitdrukkelijk moet zijn gewezen op de elektronische toezending.

Voorwaarde hierbij is wel dat de wederpartij de voorwaarden kan opslaan zodat hij deze op een later moment kan inzien. Hoewel de wet dit niet vereist, zou het vanuit bewijstechnisch oogpunt de bovendien voorkeur verdienen de wederpartij tijdens de elektronische totstandkoming van de overeenkomst te laten bevestigen dat hij de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden erkent en daarvan kennis heeft genomen. Dit kan bijvoorbeeld bewerkstelligd worden door middel van het welbekende ‘vinkje’.

Uiteraard behoort ook een fysieke terhandstelling nog altijd tot de mogelijkheden. In dat geval zult u de algemene voorwaarden daadwerkelijk aan de wederpartij moeten overhandigen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door ze mee te sturen op het moment dat u een offerte verzend. Hoewel u daarmee in principe heeft voldaan aan de terhandstelling, verdient het vanuit bewijstechnisch oogpunt ook hier weer de voorkeur om te verlangen dat de wederpartij de ontvangst van de algemene voorwaarden bevestigt of deze met handtekening retour stuurt.

Al met al nog niet zo gemakkelijk, de wijze waarop u uw algemene voorwaarden dient te hanteren. Het is dus van groot belang dat u hier voldoende aandacht aan besteedt. U heeft uw algemene voorwaarden immers niet voor niets zorgvuldig samengesteld en geregeld hoe u bepaalde zaken wilt aanpakken, mocht er onverhoopt iets mis gaan. Het advies luidt dan ook om goed op te letten, met die kleine lettertjes!