Maak een overeenkomst flexibel

Standaard een verlengingstermijn opnemen in een samenwerkingsovereenkomst maakt contracten flexibel. Op deze manier kan veel kunst- en vliegwerk worden voorkomen.

Opdrachtgevers willen graag dat overeenkomsten ingaan op 1 januari. Dat hangt vaak samen met boekjaren, budgetten en begrotingen. Het gevolg is dat het in november en december enorm druk is met aflopende aanbestedingsprocedures, toelichtingen op gunningsbeslissingen en soms ook bezwaren en kortgedingprocedures. Soms is de bestaande overeenkomst al opgezegd maar kan er nog geen nieuwe worden gesloten. Dat is voor sommige opdrachten niet zo erg want een opdrachtgever kan best een paar weken zonder raamovereenkomst voor akoestische dienstverlening, maar dat geldt niet voor bijvoorbeeld onderhoudscontracten voor gebouwen. Met kunst- en vliegwerk wordt de tussenliggende periode overbrugd en in een latere fase zal de aanbestedende dienst de accountant ervan moeten overtuigen dat hij correct heeft gehandeld.

De oplossing is eenvoudig en ik adviseer iedere aanbestedende dienst om die op te nemen in overeenkomsten. Bent u geen aanbestedende dienst maar een opdrachtnemer? Breng de oplossing dan onder de aandacht van uw opdrachtgever. Hij zal u dankbaar zijn. De oplossing is als volgt. In de overeenkomst is de looptijd bepaald. Dat is de initiële looptijd. Vaak is ook een verlenging bepaald. Dat is de verlengde looptijd. Neem in de overeenkomst de bepaling op dat de opdrachtgever de overeenkomst, aansluitend op de initiële looptijd dan wel aansluitend
op de verlengde looptijd als hiervan al gebruik is gemaakt, maximaal vier keer mag verlengen met een termijn van steeds maximaal drie maanden.

Wat betekent dit in de praktijk? De opdrachtgever constateert dat de huidige (al dan niet verlengde) overeenkomst afloopt en dat het ernaar uitziet dat er niet tijdig een aansluitende overeenkomst zal kunnen worden gesloten. Hij roept dan de eerste verlengingsmogelijkheid in van bijvoorbeeld drie maanden. Als blijkt dat gedurende die termijn nog steeds geen aansluitende overeenkomst zal kunnen worden gesloten, roept de opdrachtgever de tweede verlengingsmogelijkheid in van bijvoorbeeld weer drie maanden. Of korter op basis van de inschatting hoe lang het nog zal duren totdat de nieuwe overeenkomst wordt gesloten. Een overeenkomst heeft dan bijvoorbeeld een initiële looptijd van vier jaar, de mogelijkheid tot (reguliere) verlenging van eenmalig twee jaar en vier keelde mogelijkheid tot korte verlengingen van steeds maximaal drie maanden. De looptijd wordt in een concreet geval bijvoorbeeld vier jaar plus drie maanden plus twee maanden. Flexibiliteit en heldere, concrete verlengingsopties zijn de sleutelwoorden.