Maak melding van het vastlopen van de re-integratie bij het UWV door Corona-perikelen

Een van uw werknemers is al een aantal maanden ziek. Binnen het bedrijf zijn maar weinig passende werkzaamheden te vinden, zodat u in overleg met de werknemer en bedrijfsarts gesprekken in gang hebt gezet over het opstarten van re-integratie op spoor twee. Nog voordat u een bureau kon inschakelen om dit traject op spoor twee te begeleiden, ging Nederland over op een intelligente lock down. Uw bedrijf zit inmiddels al een paar weken op slot. U werkt vanuit huis en uw werknemers ook. Uw zieke werknemer, die op administratief gebied wat taakjes had opgepakt om in een werkritme te komen in afwachting van het tweede spoor traject, zit noodgedwongen ook thuis. De termijnen die in de wet staan, die gaan over de begeleiding van zieke werknemers lopen ondertussen gewoon door. U vraagt zich af hoe het UWV hier straks mee omgaat, omdat de re-integratie nu volledig vastloopt. Het UWV heeft daar nieuw beleid over gepubliceerd. Het UWV houdt rekening met de situatie, maar stilzitten is geen optie.

De maatschappelijke gevolgen van de maatregelen in het kader van COVID-19 maken dat dit ook van invloed is op de wijze van beoordelen van de re-integratieinspanningen van werkgevers in het kader van de Wet verbetering poortwachter (WVP). Het UWV legt normaal gesproken een loonsanctie van maximaal 52 weken op, als er te weinig aan re-integratie is gedaan. Uitgangspunt is dat het UWV steeds beoordeelt binnen de grenzen van de redelijkheid of aan alle verplichtingen is voldaan.

Door de Covid-19-crisis kunnen er situaties zijn die tot vertraging of volledige stagnatie van de re-integratie kunnen leiden. Het UWV stelt vast of er gezien de bijzondere omstandigheden in alle redelijkheid voldoende aan re-integratie is gedaan en/of de verwachte procesgang wel/niet gevolgd kon worden.

Uitgangspunt bij de beoordeling is nog steeds de Werkwijzer Poortwachter. Als de beoordeling van het re-integratieverslag leidt tot de conclusie dat er onvoldoende re-integratieinspanningen worden geleverd, kan dat leiden tot een loonsanctie. Het UWV gaat sinds kort wel na of Covid-19 van invloed is (geweest) op het re-integratieproces. Als werkgever doet u er verstandig aan hier actief op te wijzen, als u stukken aan het UWV verzendt.

Verslag niet compleet, geen handtekeningen of te laat met aanleveren?

Het UWV toetst of het re-integratieverslag compleet is. Indien documenten niet meegestuurd zijn of niet volledig zijn ingevuld, beoordeelt het UWV of het ontbreken van de betreffende documenten vanwege de maatregelen in het kader van COVID-19 acceptabel is. Dit kan alleen wanneer op de stukken is uitgelegd waarom deze niet volledig zijn ingevuld of wordt uitgelegd waarom bepaalde documenten ontbreken.

In het aangepaste beleid van het UWV komt onder meer terug dat stukken elektronisch uitgewisseld kunnen worden, ook bij een tijdelijke bedrijfssluiting. Fysieke handtekeningen op documenten zijn niet nodig. De werknemer kan in de daarvoor bestemde documenten zijn visie op de re-integratie verwoorden.

Voor het aanleveren van ontbrekende stukken geldt verder normaal gesproken een termijn van 5 werkdagen. Als die termijn door Covid-19 dreigt te worden overschreden, kan het UWV een iets langere termijn hanteren, wanneer er een dringende reden is waaruit volgt dat de ontbrekende stukken niet binnen 5 werkdagen kunnen worden aangeleverd.

Van de werkgever wordt verder verwacht dat administratieve handelingen gewoon worden uitgevoerd. Contacten en onderzoeken (door bijvoorbeeld een arbeidsdeskundige) kunnen telefonisch worden ingezet/uitgevoerd en zo nodig in een later stadium worden aan-/ingevuld door daadwerkelijke fysieke acties.

Een loonsanctie wordt normaal gesproken opgelegd om tekortkomingen in de re-integratie te herstellen. De werkgever moet hier dan ook wel toe in staat zijn. Als dit als gevolg van Covid-19 niet kan, wordt geen verlengde loondoorbetalingsverplichting opgelegd. Als het dus bijvoorbeeld niet mogelijk is om fysiek passend werk uit te voeren, door vermindering van het werkaanbod als gevolg van de crisis of omdat een proefplaatsing bij een andere werkgever niet kan doorgaan omdat dit bedrijf ook (tijdelijk) heeft moeten sluiten, moet dat expliciet aan het UWV worden gemeld om een loonsanctie te voorkomen. Werkgevers moeten dus in actie komen en zelf actief ‘deugdelijke gronden’ noemen als de re-integratie is vastgelopen door Covid-19. Doet de werkgever dat niet, dan riskeert hij nog altijd een loonsanctie.

Wanneer is geen sprake van een deugdelijke grond?

Volgens het UWV kan onderzoek in spoor 1 gewoon worden uitgevoerd en kunnen spoor 2 trajecten ook worden opgestart, waarbij re-integratiebureaus hun dienstverlening op afstand organiseren. Niets doen en stilzitten is dus geen optie.

Ook dreigende betalingsonmacht door Covid-19 is geen reden om van een loondoorbetalingsverplichtingen en re-integratieinspanningen af te zien. Het feit dat een werkgever niet aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen, kan niet betekenen dat de re-integratieinspanningen dan als ‘voldoende’ moeten worden beschouwd. Het kan evenmin gelden als een ‘deugdelijke grond’ voor die ‘onvoldoende inspanningen’ volgens het UWV.

Deskundigenoordeel UWV

Tijdens de Covid-19 periode kan door werkgevers en werknemers een deskundigenoordeel worden aangevraagd bij het UWV. Dit oordeel zal door het UWV zoveel mogelijk op basis van stukken en op afstand worden uitgevoerd.

Het UWV beschrijft in haar aangepaste beleid dat het niet in alle gevallen mogelijk zal zijn om tot een inhoudelijk oordeel te komen, bijvoorbeeld in verband met een noodzakelijk fysiek spreekuur bij een verzekeringsarts. Als dit aan de orde is, kan de werkgever bij latere RIV-beoordelingen niet worden verweten dat er bij een stagnerende re-integratie geen deskundigenoordeel is aangevraagd, gedurende deze Covid-19-periode. Het ontslaat werkgever en werknemer echter niet van de verplichting om andere wegen te zoeken om de re-integratie zoveel mogelijk voort te zetten. Actief in gesprek blijven met een zieke werknemer is dus ook nu gewoon nodig.

Na de Covid-19-periode

Ook na de Covid-19-periode zal het UWV rekening moeten houden met WIA-beoordelingen waarin een Covid-19-stagnatie-periode zit. Dit betekent dat ook na deze periode bij de beoordeling rekening gehouden moet worden met de tijd waarin het uitvoeren van re-integratie-activiteiten beperkt mogelijk was. De werkgever moet zelf actief motiveren waarom en gedurende welke periode de re-integratie is gestagneerd, als hij verwacht dat het UWV daar rekening mee houdt.

Advies aan werkgever

De werkgever in het eerder genoemde voorbeeld moet dus gewoon contact opnemen met een bureau dat het tweede spoor traject zou opstarten en met de werknemer in gesprek blijven over re-integratiewerkzaamheden vanuit huis. De werkgever doet er ook verstandig aan het UWV bij het indienen van het re-integratiedossier van de tijdelijke stagnatie van het re-integratietraject op de hoogte te stellen. Doet de werkgever dat niet, dan moet hij waarschijnlijk langer loon doorbetalen.

Meer weten of andere vragen over de re-integratie van zieke werknemers? Bel of mail gerust.