Over 8 november als vermeende publicatiedatum

De ‘uiterste publicatiedatum’ van 8 november staat weer voor de deur. Tussen aanhalingstekens omdat hier toch enige verwarring in de praktijk zichtbaar is. Wat is er aan de hand?

Publicatie volgens de KvK

Op de website van de Kamer van Koophandel treft u de volgende informatie aan als het gaat om de uiterste termijn voor publicatie:

Als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, leidt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen meteen tot vaststelling. In dit geval vervallen de 2 maanden tijd voor vaststelling. Voor een bv betekent dit dat je deponeert binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan is de uiterste deponeerdatum dus 8 november (10 maanden + 8 dagen).

Dit is onjuist. Waarom? Omdat hier 2 dingen door elkaar worden gehaald, namelijk (1) het besluit tot opmaken van de jaarrekening en (2) de ondertekening daarvan. Het is juist dat de jaarrekening dient te zijn opgemaakt binnen de genoemde termijn van 10 maanden. Op overschrijding van die termijn staat overigens geen sanctie, die wel staat op overschrijding van de publicatietermijn van 12 maanden, maar dat terzijde.

Opmaken is een bestuursbesluit

Terug naar het besluit tot opmaken van de jaarrekening. Uit de wet blijkt niet dat een besluit tot opmaken van de jaarrekening door het bestuur moet worden ondertekend. Iets anders is dat het bestuur de jaarrekening wel moet ondertekenen, maar ook daarvoor geldt niet een termijn die is gekoppeld aan de termijn voor het opmaken van de jaarrekening. Kortom, het opmaakbesluit en de ondertekening van de jaarrekening is niet hetzelfde. De wet staat toe dat het besluit tot opmaken van de jaarrekening wordt genomen binnen de 10 maanden termijn, maar dat het moment van ondertekening van de jaarrekening door het bestuur op een later moment ligt. Voor wie dat niet van mij zou willen aannemen: deze visie is ook terug te lezen in een recente publicatie Van de Sandt & Hijink, Handboek Jaarrekeningenrecht, Serie vanwege het van der Heijden instituut 2020, paragraaf 5.2).

Uiterste termijn voor ondertekening

Wat de termijn betreft voor ondertekening schrijft de wet slechts voor dat de door het bestuur (en eventueel raad van commissarissen) ondertekende jaarrekening uiterlijk op de dag van de oproeping voor de algemene vergadering van aandeelhouders waarin over de vaststelling van de jaarrekening zal worden gestemd, op het kantoor van de vennootschap ter inzage moet worden gelegd. Ook voor de termijn van vaststelling van de jaarrekening geldt geen uiterste termijn. Die is er wel voor de publicatieplicht, en die is als hoofdregel 12 maanden na einde van het afgelopen boekjaar (er zijn uitzonderingen,  bijvoorbeeld voor instellingen waarop de Wet financieel toezicht van toepassing is).

Voorlopige jaarrekening?

Mij lijkt eveneens niet juist, zoals is te lezen op de website van de KvK, dat als de jaarrekening niet tijdig is opgemaakt of vastgesteld dat dan de ‘voorlopige jaarrekening’ moet worden gedeponeerd. Men kan spreken over de opgemaakte, (indien vereist) de gecontroleerde en/of de vastgestelde jaarrekening. Andere smaken zijn er niet, hoewel men in het kader van de overeenkomst van opdracht tussen de vennootschap en een accountant met samenstelopdracht nog zou kunnen spreken van een ‘samengestelde jaarrekening’, al heeft deze geen wettelijke status maar m.i. alleen is te beschouwen als het product van de dienstverlening van de accountant (niet te verwarren met de accountant met een controle opdracht). Kortom, een ‘voorlopige jaarrekening’ bestaat niet, althans niet in het jaarrekeningenrecht.