Personeel aannemen in 10 stappen: waar moet u op letten?

Twee weken geleden deelden wij onze infographic ‘Personeel Aannemen hoe ga ik van start’ en de checklist ‘Aannemen personeel’ met u. Deze documenten kunnen u op een overzichtelijke manier ondersteunen bij het in dienst nemen van personeel. De belangrijkste stappen licht ik hierna toe.

Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst 

Wanneer u voor het eerst personeel in dienst neemt, is het verplicht om u bij de belastingdienst aan te melden als werkgever. Dit kan via het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. Dit formulier stuurt u per post naar de Belastingdienst. Wanneer u bij de start van de onderneming direct personeel in dienst neemt, dan kunt u zich bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK) aanmelden als werkgever. Dit geldt ook wanneer u een onderneming start door overname van een onderneming met werknemers. De KVK zorgt in die gevallen voor de afhandeling richting de Belastingdienst.  

Richt de loonadministratie in 

Wanneer u bent aangemeld als werkgever bij de Belastingdienst is het belangrijk om de loonadministratie in te richten. Als werkgever bent u verplicht een loonadministratie bij te houden. Uw bedrijf kan dit zelf doen of u kunt dit uitbesteden aan een administratiekantoor. 

Verzekeringen informeren en controleren 

Breng uw verzekeraars op de hoogte van het feit dat u personeel in dienst neemt. Denk onder andere aan verzekeringen voor pensioen, ziekteverzuim, bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade en collectieve ongevallen. Risico’s kunnen uiteraard per branche verschillen, kijk daarom goed welke verzekeringen bij uw onderneming passen. Controleer ook of de werknemer een verplichte zorgverzekering heeft. 

Werving en selectie van personeel 

De werving en selectie is een belangrijke stap voordat uw bedrijf daadwerkelijk personeel gaat aannemen. Denk goed na over een vacaturetekst en bedenk op welke manier uw bedrijf de vacature gaat uitzetten. Bij de zoektocht naar personeel, bent u verplicht eerst te kijken naar geschikte arbeidskrachten in Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Pas wanneer u concreet kunt aantonen dat u in deze landen niet de persoon kunt vinden die u zoekt, is het toegestaan om werknemers uit andere landen te werven. Houd er rekening mee dat u bij het inhuren van buitenlands personeel te maken krijgt met aanvullende of afwijkende regels. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat u verantwoordelijk bent voor het zorgen van geschikte huisvesting voor uw (tijdelijke) werknemers.  

Controleren en vastleggen van identiteit van werknemer 

Als werkgever dient u vóór de eerste werkdag de identiteit van een werknemer te controleren. U mag dit ook doen op de eerste werkdag als u op die dag de arbeids­overeenkomst met de werknemer sluit. Daarnaast moet u een kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs!) in de bedrijfsadministratie opnemen en deze tot vijf kalenderjaren na het einde van de arbeidsrelatie, dienstbetrekking of werkzaamheden bewaren. 

Doe een antecedentenonderzoek 

In sommige gevallen kan het wenselijk of zelfs verplicht zijn om een toekomstig werknemer te (laten) screenen. Tijdens dit onderzoek kunt u bijvoorbeeld vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag. Verder kan het voor de functie belangrijk zijn om na te gaan of diploma’s daadwerkelijk zijn behaald. 

Arbeidsovereenkomst afsluiten 

Alle werkafspraken legt u vast in de arbeidsovereenkomst. Daarin worden zaken opgenomen als het salaris, de toepasselijkheid van een cao, en de werk- en rusttijden. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het opnemen van een eventueel concurrentiebeding of een geheimhoudingsbeding. U dient de gegevens in ieder geval een maand na aanvang van de werkzaamheden schriftelijk aan de werknemer te verstrekken. Wanneer u zeker wil weten dat er niks mist, kan het bij het opstellen of laten controleren van arbeidsovereenkomsten verstandig zijn u te laten bijstaan door een arbeidsrechtspecialist. 

Zorg voor een veilige werkplek 

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek, ook bij thuiswerken. Dat geldt niet alleen voor reguliere werknemers, maar ook voor zzp’ers en uitzendkrachten. Als werkgever moet u letten op zaken als: 

• werkplek en apparatuur 
• lichamelijke en psychische belasting 
• stoffen, straling en besmetting 

U bent daarbij verplicht om te zorgen voor deskundige ondersteuning op het gebied van ziekte­verzuim en arbeidsomstandigheden. De Arbowet verplicht om een basiscontract af te sluiten met een arbodienstverlener. Hierin staat bij welke taken u zich moet laten ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts. 

Stel een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie op 

Iedere onderneming met personeel moet een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) hebben. Hierin legt u de risico’s voor uw personeel vast en de maatregelen die daartegen worden genomen. In de RI&E brengt u als werkgever of de preventiemedewerker alle arbeidsrisico’s binnen uw bedrijf of organisatie in kaart. Vervolgens maakt u een plan van aanpak voor het beheersen van deze risico’s. Het doel van de RI&E is om gezondheidsklachten en ongevallen te voorkomen. Dit is van belang voor uw bedrijf en uw werknemers. Het soort RI&E hangt af van de grootte van uw onderneming. Bij het opstellen van de RI&E kunt u ervoor kiezen om u te laten bijstaan door een externe partij zoals een arbodeskundige of een arbodienst. Wanneer u daar geen gebuikt van maakt, moet de opgestelde RI&E in ieder geval door een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige worden getoetst.  

Wijs een preventiemedewerker aan 

Elk bedrijf moet ten minste één preventiemedewerker in dienst hebben. Als uw bedrijf 25 werknemers of minder in dienst heeft, mag u als werkgever zelf deze functie vervullen. Samen met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners werkt de preventiemedewerker aan gezond en veilig werken binnen het bedrijf. Een preventiemedewerker is op hoogte van de risico’s binnen de onderneming en geeft hierover voorlichting. De preventiemedewerker vervult hierbij een brugfunctie tussen werkgever en werknemers. 

Precies weten wat u allemaal moet regelen bij het in dienst nemen van personeel? Met onze handige checklist vergeet u niets!