Softwarelicenties en hun valkuilen

Ondernemingen ontkomen over het algemeen niet aan het gebruiken van software van grote softwareleveranciers als Oracle, Microsoft, IBM, SAP en Adobe. In verband met dat gebruik worden licentieovereenkomsten gesloten waarin afspraken worden gemaakt over het gebruik en de ondersteuning die de softwareleverancier de licentienemer biedt.

Zeer ongunstige bepalingen

De licentieovereenkomsten die de grote, veelal Amerikaanse, softwareleverancier met hun licentienemers sluiten, zijn omvangrijk en voor leken niet eenvoudig te begrijpen. Vaak worden de overeenkomsten getekend zonder dat wordt geprobeerd om door middel van onderhandelingen tot een aanpassing van de licentieovereenkomst te komen. Dit terwijl de licentieovereenkomsten vaak bol staan van zeer ongunstige bepalingen voor de licentienemers. Nog verontrustender is dat licentienemers niet altijd beseffen welke verplichtingen uit deze overeenkomsten voortvloeien. Zij gaan er bovendien van uit dat dat de licentieovereenkomst nooit uit de la gehaald zal worden. Helaas blijkt dat laatste regelmatig een misvatting.

Licentieovereenkomsten worden over het algemeen gesloten voor een bepaald aantal gebruikers en/of voor een bepaald aantal processors en/of voor een bepaald aantal functionaliteiten. Indien zich daarin wijzigingen voordoen, door bijvoorbeeld het vernieuwen van hardware, of door het openstellen van de software aan een nieuwe groep gebruikers, heeft dat gevolgen voor de vergoeding die aan de softwareleverancier verschuldigd is. Deze vergoeding kan heel hard oplopen. Wat daarbij niet helpt is dat het vaak vrij eenvoudig is om meer technische functionaliteiten te gebruiken dan waarvoor een licentie verleend is, zeker indien een onderneming geen gebruik maakt van autorisatiebeperkingen voor softwarefunctionaliteiten. Een onbewuste schending van de licentieovereenkomst doet zich dan ook snel voor.

Het risico van een audit

In licentieovereenkomsten zijn vaak bepalingen opgenomen die de softwareleverancier toestaan om audits uit te voeren. Hiermee wordt het softwareleveranciers erg gemakkelijk gemaakt om te controleren of een licentieovereenkomst wordt geschonden. Op basis van een dergelijke auditbepaling zijn licentienemers namelijk verplicht om mee te werken aan een controle van het gebruik dat van de software wordt gemaakt. Voor sommige softwareleveranciers zijn dergelijke audits tot een zeer belangrijke inkomstenbron verworden, aangezien uit dergelijke audits heel vaak blijkt dat de licentieovereenkomst wordt geschonden. Het gevolg is dan dat er naheffingen worden verzonden die soms vele malen hoger zijn dan het bedrag dat op basis van het beoogde gebruik verschuldigd was. Sommige grote softwareleveranciers deinzen er niet voor terug om na een audit met gestrekt been de confrontatie met hun licentienemer op te zoeken. Zo heeft Oracle de Rijksoverheid naar verluidt eerder gedreigd een miljardenboete op te leggen in verband met een gestelde schending van verstrekte licenties.

Hoe om te gaan met licentieovereenkomsten

Gelet op de grote risico’s die met het schenden van een licentieovereenkomst gepaard gaan, is het verstandig om licentieovereenkomsten goed te doorgronden, zodat duidelijk is waar de licentie op ziet. Waar mogelijk dient door middel van onderhandelingen te worden voorkomen dat zeer ongunstige en onduidelijke bepalingen onderdeel worden van de licentieovereenkomst. Ook is het verstandig dat ondernemingen zelf monitoren of zij aan de licentieovereenkomst voldoen en niet wachten op het moment de softwareleverancier meldt dat er een audit komt. Op die manier kan vroegtijdig worden bijgestuurd op het moment dat het in de licentieovereenkomst genoemde gebruik niet meer overeenkomt met de werkelijkheid. Het is in dat kader verstandig om binnen een onderneming iemand aan te wijzen die voor deze monitoring verantwoordelijk is, zoals een Chief Information Officer (CIO), of IT-manager en tijdig juridisch advies in te winnen. Door aandacht te besteden aan licentieovereenkomsten en het gebruik van software proactief te monitoren, kan een hoop (financiële) ellende worden voorkomen.