De digitale vrachtbrief
De elektronische vrachtbrief (ook wel de e-vrachtbrief genoemd) heeft in het internationaal wegtransport zijn intrede gedaan met de introductie van het e-CMR Protocol (het Protocol) in 2008. Het Protocol geeft het juridisch kader voor het gebruik van de digitale vrachtbrieven. In deze blog wordt besproken welke lidstaten van de Europese Unie (EU) het gebruik van digitale vrachtbrieven toestaan. Daarna komt aan bod welke afspraken partijen moeten maken bij het gebruik van de digitale vrachtbrief en aan welke vereisten een digitale vrachtbrief moet voldoen.
Status van de digitale vrachtbrief
Tot op heden hebben pas zeven landen het Protocol geratificeerd en zijn de helft van de landen die deel uitmaken van het CMR-verdrag tevens lid van het Protocol. Verder loopt er sinds 2017 een pilot voor het gebruik van de digitale vrachtbrief bij intra-Benelux wegtransport.
Vanaf de coronacrisis neemt het gebruik van de digitale vrachtbrief toe. Het is echter nog steeds niet mogelijk om in iedere lidstaat van de EU de digitale vrachtbrief in te voeren. Hier komt door de Verordening Electronic Freight Transport Information Verordening (eFTI) vanaf 2025 verandering in. Vanaf dan zijn alle lidstaten van de EU verplicht om, naast papieren, óók digitale vrachtbrieven voor het vervoer van goederen over de weg, per spoor, over binnenwater en door de lucht te accepteren.
Maak afspraken over het gebruik
De partijen die gebruik wensen te maken van de digitale vrachtbrief, zijn volgens het Protocol verplicht daarover afspraken te maken die vervolgens worden vermeld op de vrachtbrief en eenvoudig toegankelijk zijn (artikel 5 e-CMR Protocol). De afspraken moeten bijvoorbeeld gaan over de methode voor de opstelling en aflevering van de digitale vrachtbrief, waarborgen voor het behouden van de integriteit van de digitale vrachtbrief, de wijze waarop partijen aanspraak maken op rechten die voortvloeien uit een digitale vrachtbrief, de wijze waarop bevestigd wordt dat een digitale vrachtbrief is afgeleverd aan de geadresseerde en de procedures voor aanvulling of wijziging van de digitale vrachtbrief. Voornoemde afspraken kunnen in algemene voorwaarden worden opgenomen, mits daarnaar wordt verwezen op de digitale vrachtbrief en mits de algemene voorwaarden eenvoudig toegankelijk zijn door bijvoorbeeld het plaatsen van een hyperlink.
Digitale vrachtbrief gelijkwaardig aan de papieren versie?
De digitale vrachtbrief moet volgens het Protocol aan verschillende vereisten voldoen, waarbij het met name van belang is dat partijen kunnen vertrouwen op de integriteit van de gegevens en de digitale handtekening. Als de digitale vrachtbrief aan deze vereisten voldoet, dan wordt die juridisch gezien als gelijkwaardig beschouwd aan de papieren vrachtbrief en heeft het dezelfde bewijskracht en dezelfde gevolgen (artikel 2 e-CMR Protocol).
De digitale vrachtbrief moet door middel van een betrouwbare digitale ondertekening gewaarmerkt
worden (artikel 3 e-CMR Protocol). In het Protocol is geen vastomlijnde definitie gegeven van een betrouwbare waarmerking, maar het Protocol bevat wél een aantal aanwijzingen voor betrouwbare waarmerking:
- De eerste aanwijzing is dat een digitale handtekening op een unieke wijze gekoppeld is aan de ondertekenaar. Hierbij kan gedacht worden aan een pincode of een geschreven handtekening die wordt omgezet in een digitale handtekening. Daarnaast is het in de toekomst wellicht mogelijk om hiervoor inventievere methodes te hanteren, zoals vingerafdrukken of gezichtsherkenning.
- De tweede aanwijzing is dat de digitale ondertekening de mogelijkheid moet bieden om de ondertekenaar te identificeren. Deze aanwijzing valt min of meer samen met de eerste. Verder is van belang dat de digitale handtekening alleen met middelen kan worden gezet die aan de ondertekenaar toebehoren. Dit kan in de praktijk bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat afzender, geadresseerde en vervoer niet meer van dezelfde handcomputer (ook wel handterminal of PDA genoemd) gebruik kunnen maken.
- Tenslotte is de derde aanwijzing dat latere wijzigingen van gegevens op de digitale vrachtbrief traceerbaar moeten zijn naar diegene die wijziging heeft doorgevoerd.
Disclaimer! Dit zijn slechts aanwijzingen, dus als een methode hiervan afwijkt, betekent dat niet per definitie dat die wijze van digitale ondertekening niet volstaat. Voor internationaal transport – buiten de Benelux – betekent dit dat partijen zelf softwareprogramma’s kunnen ontwikkelen die het gebruik van een digitale vrachtbrief faciliteren. Binnen de Benelux zijn partijen echter verplicht software af te nemen van erkende e-CMR softwareleveranciers. De lijst met erkende softwareleveranciers is te vinden op de website van de NIWO (Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie).
Verder is niet alleen vereist dat de methode voor digitale ondertekening betrouwbaar moet zijn, maar is het ook van belang dat de digitale vrachtbrief over dezelfde gegevens beschikt als de papieren vrachtbrief. Die gegevens moeten voor iedere partij toegankelijk zijn die daartoe gerechtigd is. Daarnaast moet het mogelijk zijn om de gegevens op te slaan. Naast de vereisten uit het Protocol, is het van belang om alle data met betrekking tot de vrachtbrief te beveiligen, omdat iedere onderneming in beginsel zelf aansprakelijk is voor haar eigen IT-systemen en daarmee dus ook voor de beveiliging daarvan. Voor meer informatie, zie ons blog over cybersecurity.
