Als franchisegever heb je jouw Retail-formule geperfectioneerd. Alle onderdelen daarvan werken als raderen in een geoliede machine met elkaar samen. De beleving van de klant in jouw winkel is perfect en er is een hoge klanttevredenheid. Ook online wil je die ervaring bieden met een uitstekende e-commerce ervaring voor de klant, en achter de schermen voor jouw franchisenemer wat betreft het ERP-systeem om onder meer de bevoorrading te optimaliseren (via Microsoft of Oracle of SAP of toch nog een andere aanbieder?). Hiervoor is medewerking van jouw franchisenemers vereist. Die hebben echter enkele bezwaren, ze moeten immers nu investeringen maken en de opbrengst is onzeker. Hoe ga je hier in de praktijk nou het beste mee om? Niels van den Bogaard licht het toe in deze praktische gids.
Leeswijzer: onderstaande gids bevat praktische tips vanuit juridisch perspectief gezien en zijn met name geschreven voor de hard-franchise (met uitzondering van de laatste tip).
Vooraf afspraken maken
Leg afspraken over IT en investeringen aan de voorkant goed vast. Kleed ze daarbij ook in, op basis van het volgende argument: Als franchisegever ben je gebaat bij het uitdragen van zoveel mogelijk uniformiteit en zo min mogelijk afwijkingen.[1] Zowel in je formule als in je IT-systemen. Je bent daarbij gebaat bij zo min mogelijk uitzonderingen op het reguliere proces. Dit is de reden dat je het gebruik van de betreffende IT-systemen dwingend voorschrijft.
Investeringsbedragen
Spreek met je franchisenemers af dat je werkt met bepaalde investeringsbijdragen voor IT en onderhoud. Voorzie deze van een bedrag, een drempelwaarde, tot waaraan de franchisenemer in ieder geval gehouden is te investeren. Dit is met name relevant onder de Wet Franchise. Doe je dit niet dan is voor elke investering, ook al is het één euro, goedkeuring van (het vertegenwoordigingsorgaan van) je franchisenemers nodig.[2]
Vinger in de pap
In het licht van een redelijke werkwijze en omgang met je franchisenemers alsmede de Franchisewet, heeft je formule ongetwijfeld een franchisenemers vertegenwoordigend orgaan. Daarin wordt overleg gevoerd en kunnen afspraken worden gemaakt over de praktische uitvoering van de franchiseovereenkomst. Het is daarbij belangrijk dat je als franchisegever zelf aan de knoppen zit. Lever de notulist van deze vergaderingen, onder meer in het kader van serviceverlening en ondersteuning van jouw franchisenemers. Wie schrijft die blijft.
Voorkom schadeclaims
Over het algemeen ben jij als franchisegever de contractspartij waarmee de franchisenemer de afspraken maakt over de IT-voorzieningen en het onderhoud. Zorg ervoor dat je in de overeenkomsten op IT-vlak het hebt over inspanningen die je verricht en blijf weg van garanties en resultaten. Je spant je in om een bepaalde implementatie uit te rollen, onderhoud te verrichten en uptime tot stand te brengen. Geen garanties of beloofde resultaten. Hierdoor ben je beter ingedekt tegen schadeclaims als er bepaalde afspraken in de praktijk anders uitvallen (geen schadeplichtige tekortkoming in de nakoming).[3]
Bepaal de onderwerpen van investering
Duid in je franchiseovereenkomst uitdrukkelijk gebieden waarop investering noodzakelijk is. In ieder geval IT, e-commerce, ERP-systemen, noodzakelijke hardware, onderhoud en dergelijke.
Benadruk voordelen
Leg tijdens de overleggen de nadruk op het profijt in de toekomst en de voordelen die de investeringen die nu gedaan moeten worden, opleveren. In het geval van investeringen in e-commerce resulteren deze in een hogere omzet. In het geval van ERP-systemen en de investering daarin, in lagere toekomstige kosten.[4] Heb daarbij ook uitdrukkelijk aandacht voor de verdeling van de omzet en de kosten. Als je een en ander onderbouwt met stukken, doe dit dan door stukken opgesteld door een derde partij, op basis van gedegen en gegronde uitgangspunten en schrijf aansprakelijkheid daarvoor zoveel mogelijk weg.[5]
Samen sta je sterker
Betrek je IT-leverancier in deze. Maak haar mede verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak onder jouw franchisenemers en laat ze bijvoorbeeld een roadshow langs (onwillige) franchisenemers doen. Zonder draagvlak binnen jouw organisatie heeft jouw IT-leverancier immers geen business.
API's bij soft-franchise
In het geval dat je een meer softe formule hebt, waarin eigenheid van de franchisenemer groter is, kan je overwegen met API’s te werken voor de aansluiting van de franchisenemers op het door jou als franchisegever gehanteerde IT-systeem. Op die manier worden de interne systemen en werkwijzen van de franchisenemer gerespecteerd, zonder dat dit afbreuk doet aan de werkwijze bij franchisegever. De franchisenemer kan dan kiezen:
- Voor een implementatie door middel van een API, waar het zwaartepunt voor de kosten op de franchisenemer komt te liggen. Maak de franchisenemer dan ook verantwoordelijk voor het onderhoud van die API. Die kosten zijn voor hem/haar, net als het risico op uitval; of
- mee te gaan in het systeem van franchisegever. Dat is goedkoper voor de franchisenemer, zij het met minder eigenheid.
En in alle gevallen: trek zoveel mogelijk samen op met je franchisenemers. Samen ben je de formule aan het ontwikkelen en verder aan het brengen en daar hoort ook bij dat je samen investeringen maakt.
Met deze gids heb je als franchisegever hopelijk minder wrijving bij IT-projecten binnen je formule. En mocht je wat meer willen weten over dit onderwerp, neem dan vooral vrijblijvend contact met Niels via onderstaand formulier of onze andere IT-experts.
[1] ECLI:NL:GHSHE:2023:661, Arrest Gerechtshof ’s-Hertogenbosch van 28 februari 2023 in de kwestie Dampie vs Leen Bakker.
[2] Uit de toelichting op de wet, Kamerstuk van 12 februari 2020, dossiernummer 35392 ondernummer 3, op artikel 7:921: “In dit geval is irrelevant hoe groot de financiële implicaties van de uitvoering van het voornemen zijn voor franchisenemers; ook indien de franchisegever met het oog op de uitvoering van zijn voornemen een bijdrage van slechts één euro van een franchisenemer verlangt, is instemming vereist van de in het eerste lid bedoelde franchisenemers. Deze regeling beoogt de franchisegever aan te sporen om de drempelwaarde contractueel vast te leggen.”
[3] ECLI:NL:RBROT:2021:5502, Uitspraak Rechtbank Rotterdam van 9 juni 2021 in de kwestie VHF vs DHA.
[4] Om problemen zoals de Albert Heijn ervaarde te voorkomen, zie ECLI:NL:HR:2021:957, Arrest Hoge Raad van 18 juni 2021 in de kwestie vereniging AH-Franchisenemers vs AH.
[5] Lessen te trekken uit ECLI:NL:GHSHE:2022:3268, Arrest Gerechtshof ’s-Hertogenbosch van 27 augustus 2022 in de kwestie Rotate tegen X.
Deze pagina is op 8 augustus 2023 voor het laatst bijgewerkt.
