De keerzijde van concentratie
Met dergelijke samenwerking is er vaak sprake van een betere risicobeheersing doordat u door middel van de gezamenlijke organisatie effectiever kan reageren op leveringsproblemen, kwaliteitsproblemen of volatiliteit in prijzen. Daarnaast kan het bijdragen aan een gecentraliseerde vaststelling en uitvoering van duurzaamheidsdoelstellingen, hetgeen in deze tijden uitermate belangrijk is. Door de concentratie van inkoop, liggen echter ook weef- en systeemfouten op de loer, die dan meteen effect hebben op alle inkoop.
Inkoopvoorwaarden
Let u bij het inkopen op het gebruik van uw inkoopvoorwaarden. Ik zie vaak terug in de praktijk dat er afspraken worden gemaakt per mail, snel heen en weer een order plaatsend, zonder dat er daarbij wordt gelet op welke voorwaarden toepasselijk zijn. Meestal is het zo dat de verkoper daar scherper op ziet dan de inkoper, en dus zijn voorwaarden tijdig (als eerste) ter hand stelt – al dan niet door een verwijzing daarin in zijn of haar mailondertekening – en van toepassing verklaart op de overeenkomst (zie ook onze blog over het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden en eventueel onze blog over de terhandstelling van algemene voorwaarden). Meestal zijn de bepalingen daarin niet in het voordeel van de inkoper. Zo zullen er vaak eenzijdige prijswijzigingsbedingen instaan, regelingen die een grote flexibiliteit met zich meebrengen voor de verkoper op het vlak van kwaliteit en levering en in het ergste geval slechts een zogenaamde 'inspanningsverbintenis' in plaats van een resultaatsverbintenis. Dat wil zeggen dat de verkoper zijn best zal doen om zijn verplichtingen na te komen, maar niet meer dan dat. Als het niet lukt, dan heeft u als inkoper een probleem en niet de verkoper. Schrijf daarom als inkoper uw inkooporder zo uit, dat levering plaats dient te vinden conform uw inkoopvoorwaarden. Dat scheelt u een boel gedoe als er achteraf onjuist uitgeleverd wordt. U staat zogezegd dan reeds met 1-0 voor, in plaats van dat u een achterstand goed moet maken.
De logistiek
Daarnaast willen wij u op het hart drukken bijzondere aandacht te hebben voor de logistieke aspecten van de leveringen van uw inkoop. Afgelopen jaren zijn er grote en kleine verstoringen geweest in bijna alle transport- en aanvoerlijnen, op alle niveaus binnen de keten. Dit heeft uiteraard gevolgen voor tijdige aanlevering van uw ingekochte goederen en daarmee ook de uitlevering daarvan. Als u als organisatie dan ook nog via diverse kanalen c.q. omnichannel uw goederen in de markt zet, elk met een ander inkoop en verkoopkanaal, heeft u een kwetsbare positie. U kunt het speelveld in uw voordeel corrigeren, door goede afspraken te maken en risico’s te verdelen. Spreek bijvoorbeeld met de verkoper af, dat goederen Delivery Duty Paid (DDP) conform de Incoterms 2020 (wat zoveel wil zeggen als aflevering tot aan uw deur op kosten van de verkoper) geleverd worden, en vertragingen voor rekening en risico van de verkoper komen. Richting uw kopers, als dat bedrijven zijn, kunt u dan weer beter afspreken dat uw goederen Ex Works (EXW) conform de Incoterms 2020 worden geleverd, hetgeen betekent levering af uw magazijn, waarna alles voor rekening en risico van koper is. Met een inspanningsverbintenis voor een tijdige levering, maar zonder enige garantie daarvoor. Als uw kopers consumenten zijn, ligt een en ander wat genuanceerder, maar kunt u nog steeds met variabele leveringstermijnen werken, binnen een redelijke marge.
De samenwerking
Als u besluit samen met andere organisaties een gezamenlijke inkoop te doen: leg dan de afspraken goed vast in een samenwerkingsovereenkomst. Stel daarin duidelijk vast hoe de onderlinge verantwoordelijkheden zijn verdeeld en verrekeningen en toerekeningen van kortingen plaatsvinden. Hierbij kunnen wij u uiteraard van dienst zijn.
Natuurlijk zijn er nog honderdeneen andere onderwerpen die aandacht behoeven binnen een dergelijke samenwerking, echter die gaan het bestek van dit blog te buiten. Voer voor een volgend blog...
